Wie funktioniert die Bestandsreservierung in OpusFlow?
Sobald ein Projekt bestätigt ist, reserviert OpusFlow automatisch den benötigten Bestand für dieses Projekt, basierend auf der Stückliste. Die Reservierung ist bindend – das bedeutet, diese Artikel können keinem anderen Projekt zugewiesen werden, wodurch das Problem der Doppelbelegung, das zu Engpässen am Installationstag führt, eliminiert wird. Die Lagerbestände in Ihren Lagern, Fahrzeugen und Bereitstellungsbereichen werden […]
Können Kunden im Kundenportal Fotos ihrer Installation sehen?
Ja. Im Portal werden projektbezogene, im Außendienst aufgenommene Fotos in einer Galerie angezeigt – einschließlich Bildern zum Installationsfortschritt und finalen Aufnahmen der Inbetriebnahme. So bleiben Kunden einfach informiert und gewinnen Vertrauen in die Qualität der ausgeführten Arbeiten.
Ist das Kundenportal mit unserem Firmenbranding versehen?
Ja. Das Kundenportal trägt Ihr Branding, sodass die Erfahrung Ihrer Kunden konsistent mit Ihrer übrigen Kommunikation ist. Es stärkt die Identität Ihres Unternehmens, anstatt OpusFlow in den Vordergrund zu stellen.
Können Kunden den Fortschritt ihrer Installation verfolgen?
Ja. Das Kundenportal zeigt einen visuellen Meilenstein-Tracker an, der genau aufzeigt, wo das Projekt steht, von der ersten Begutachtung bis zur Inbetriebnahme. Die Indikatoren aktualisieren sich in Echtzeit, während Ihr Team das Projekt in OpusFlow vorantreibt, sodass Kunden stets ein genaues Bild haben, ohne Ihr Team um ein Update bitten zu müssen.
Welche Dokumente können Kunden im Kundenportal einsehen und herunterladen?
Kunden können auf jedes Dokument zugreifen, das mit ihrem Projekt verknüpft ist, darunter Angebote, Rechnungen, Verträge und Abnahmezertifikate. Dokumente sind jederzeit sicher verfügbar, sodass ein Kunde, der seine Rechnung sechs Monate nach der Installation abrufen muss, dies tun kann, ohne Ihr Büro kontaktieren zu müssen.
Was kann ein Kunde tatsächlich im Portal sehen?
Kunden haben Zugriff auf Echtzeit-Tracking von Projektmeilensteinen, alle kommerziellen Dokumente zu ihrem Projekt, geplante Termin- und Besichtigungsdaten, Fotogalerien von der Installation und einen Kommunikationsverlauf mit Ihrem Team. Alles Relevante zu ihrem Projekt ist an einem Ort, übersichtlich dargestellt, ohne dass interne Daten oder Aufzeichnungen anderer Kunden offengelegt werden.
Was ist das Kundenportal?
Das Kundenportal ist eine gebrandete Self-Service-Umgebung, in der Ihre Kunden den Fortschritt ihrer Installation verfolgen, auf Dokumente zugreifen, Termine einsehen und Serviceanfragen stellen können – ohne Ihr Team anrufen oder per E-Mail kontaktieren zu müssen. Es ist rund um die Uhr verfügbar und läuft direkt über OpusFlow, sodass alles, was Ihr Kunde sieht, immer aktuell […]
Wir führen mehr als ein Unternehmen unter derselben Gruppe. Kann OpusFlow das verwalten?
Ja. Die Multi-Entity-Finance-Funktion von OpusFlow ermöglicht es Ihnen, mehrere Unternehmen, Marken oder Tochtergesellschaften von einem einzigen Konto aus zu verwalten. Jede Entität erhält ihr eigenes Branding, eigene Rechnungsnummernkreise, Zahlungsbedingungen und Buchhaltungsintegration. Projekte und Angebote werden automatisch der richtigen Entität zugeordnet, sodass kein Risiko besteht, dass Rechnungen unter dem falschen Logo versendet oder an das falsche […]
Was genau leistet OpusAi für ein Finanz- oder Betriebsteam?
OpusAi ist eine in OpusFlow integrierte, handlungsfähige KI, die agieren kann, anstatt nur Fragen zu beantworten. Sie können sie anweisen, einen Arbeitskostenbericht für einen bestimmten Zeitraum zu erstellen, Zeiterfassungen zur Genehmigung zu markieren, offene Bestellungen zusammenzufassen oder eine Aufschlüsselung der Projektmarge für ein Kundengespräch abzurufen. Da sie vollen Zugriff auf Ihre Live-OpusFlow-Daten hat, sind die […]
Können Außendienstteams Arbeitszeiten über ihre Telefone erfassen?
Ja. Außendiensttechniker erfassen ihre Arbeitszeiten für bestimmte Projekte direkt über die mobile OpusFlow-App. Diese Stunden erscheinen in Echtzeit in der Backoffice-Ansicht, fließen in die Projektkostenverfolgung ein und durchlaufen Ihren Genehmigungsworkflow, bevor sie finalisiert werden. Kein Papier, keine WhatsApp-Nachrichten und keine Rekonstruktion am Monatsende aus dem Gedächtnis.
Wie funktioniert die automatisierte Rechnungsstellung?
Sobald ein Projekt die Abrechnungsphase erreicht, übernimmt OpusFlow die Positionen direkt aus der Stückliste (BOM) des Projekts und erstellt die Rechnung automatisch – mit bereits korrekt eingetragenen Mengen, Preisen und Summen. Bei Serviceverträgen legen Sie zu Beginn eine Abrechnungsfrequenz fest, und das System erstellt und versendet Rechnungen termingerecht, ohne dass jemand sie manuell anstoßen muss. […]
Ersetzt OpusFlow unsere externe Buchhaltungssoftware?
Nein, und es ist auch nicht dafür konzipiert. OpusFlow verwaltet alles bis zur Rechnungsstellung – Projektdaten, Stücklisten, Stunden, Verträge und Verwaltung – und exportiert dann saubere, strukturierte Finanzdaten direkt in Ihr bestehendes Buchhaltungspaket via API. Ihre Buchhaltung arbeitet weiterhin mit dem Tool, das sie bereits kennt. Sie müssen lediglich keine Stunden mehr damit verbringen, die […]
Können wir Automatisierungen für unsere eigenen spezifischen Workflows erstellen, oder sind wir auf Vorlagen beschränkt?
Beide Optionen stehen zur Verfügung. OpusFlow wird mit vorkonfigurierten Automatisierungsvorlagen ausgeliefert, die auf gängige Workflows im Installationsgeschäft zugeschnitten sind und die Sie sofort einsetzen und an Ihren Prozess anpassen können. Sie können auch vollständig individuelle Automatisierungen von Grund auf mit dem Regel-Builder erstellen, mit voller Kontrolle über Auslöser, Bedingungen und verkettete Aktionen. Die meisten Teams […]
Können Automatisierungen abteilungs- und modulübergreifend funktionieren?
Ja. Eine einzige Automatisierung kann mehrere Module umfassen – wenn beispielsweise eine Installation im Projektmanagement als abgeschlossen markiert wird, kann sie gleichzeitig eine Rechnung in der Buchhaltung auslösen, eine Follow-up-Aufgabe für das Vertriebsteam erstellen und eine Abschlussbenachrichtigung an das Kundenportal senden. Workflows sind nicht auf eine Abteilung beschränkt, und Sie können Genehmigungsketten erstellen, die als […]
Was ist der Unterschied zwischen der Automatisierungs-Engine und OpusAgent?
Die Automatisierungs-Engine führt vordefinierte, regelbasierte Workflows im Hintergrund aus — Sie legen den Auslöser und die Aktionen einmal fest, und diese werden automatisch ausgeführt, sobald die Bedingungen erfüllt sind. OpusAgent ist die KI-Ebene, die es Ihnen ermöglicht, Anweisungen in einfacher Sprache zu geben und Ergebnisse bei Bedarf zu erhalten. Sie ergänzen sich gut: Automatisierungen übernehmen […]
Mit welchen Tools integriert sich OpusFlow nativ?
OpusFlow integriert sich derzeit mit Google Workspace, Microsoft 365, Mollie für die Zahlungsabwicklung, dem niederländischen 2BA-Produktkatalog, Exact und Peppol für Buchhaltung und E-Rechnung sowie AEAT für den spanischen Markt. Für Tools, die nicht auf dieser Liste stehen, können Sie über die offene API individuelle Integrationen erstellen und OpusFlow mit praktisch jeder Plattform in Ihrem bestehenden […]
Benötige ich technisches Wissen, um Automatisierungen zu erstellen?
Nein. Automatisierungen in OpusFlow werden über einen visuellen Regel-Builder konfiguriert – Sie wählen einen Auslöser, fügen Bedingungen hinzu und definieren eine oder mehrere Aktionen. Kein Code erforderlich. Für komplexere Workflows bieten vorkonfigurierte Automatisierungsvorlagen einen bewährten Ausgangspunkt, den Sie anpassen können, anstatt von Grund auf neu zu erstellen. Die meisten Teams haben ihre ersten Automatisierungen innerhalb […]
Wie funktioniert die Migration von unserem aktuellen System?
OpusFlow basiert auf einer offenen API, die Ihrem Team oder unserem ein strukturiertes Verfahren bietet, um bestehende Daten von Ihrer aktuellen Plattform zu übertragen. Der Onboarding-Prozess wird direkt vom OpusFlow-Team begleitet, ohne dass teure externe Beratung erforderlich ist. Da die Plattform speziell für Installationsunternehmen entwickelt wurde, orientiert sich der Einrichtungsprozess daran, wie Ihr Unternehmen bereits […]
Welche Sicherheitsstandards unterstützt OpusFlow?
OpusFlow unterstützt Single Sign-On (SSO) und Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für alle Nutzer. Jeder Anmeldevorgang und jede kritische Datenaktion wird in einem unveränderlichen Audit-Log protokolliert, das weder bearbeitet noch gelöscht werden kann. Die rollenbasierte Zugriffskontrolle stellt sicher, dass Nutzer nur mit den Daten und Modulen interagieren, die für ihre Rolle relevant sind. Für Unternehmen, die über mehrere […]
Was deckt das Abwesenheitsmanagement-Modul ab?
Sie können Abwesenheitsarten wie Urlaub, Krankmeldung und Sonderurlaub konfigurieren – jeweils mit eigenen Regeln und Einstellungen zur Anspruchsberechnung. Mitarbeitende stellen Anträge über eine Kalenderansicht, die ihre eigenen Kontingente sowie bereits genehmigte Abwesenheiten anzeigt. Führungskräfte genehmigen oder lehnen über einen dedizierten Workflow ab, und genehmigte Abwesenheiten werden sofort im Planungskalender berücksichtigt. Das Modul zeigt außerdem Warnhinweise […]
Können wir Subunternehmer und externe Nutzer getrennt von internen Mitarbeitern verwalten?
Ja. OpusFlow ermöglicht es Ihnen, unterschiedliche Nutzerprofile mit separaten Berechtigungssätzen für interne Teammitglieder, Subunternehmer und alle anderen benötigten Nutzertypen zu erstellen. Subunternehmern kann der Zugriff ausschließlich auf die spezifischen Module und Datensätze gewährt werden, die für ihre Arbeit relevant sind, ohne Einblick in Finanzdaten, andere Kunden oder interne Prozesse. Der Zugriff kann zeitlich begrenzt und […]
