OpusFlow automatisierte Hivoltas Angebote, Follow-up-E-Mails und Ticketerstellung, wodurch manuelle Schritte entfielen und eine pünktliche Lieferung gewährleistet wurde.
OpusFlow ermöglichte Hivolta die Erstellung präziser Installationspläne mit vollständigen Stücklisten.
Die Dashboard-Funktionen von OpusFlow verschafften Hivolta einen Überblick über Verkäufe, Kunden-Follow-ups, Angebote, Margen, Lagerbestand und Finanzen.
OpusFlow ermöglichte es Cedrics Team, Projekte effizient zu verwalten und die Vorbereitung sowie den Dokumenten-Upload zu verbessern.
Hivolta ist ein hochprofessioneller Installateur von Solarmodulen, Ladestationen und Heimspeichern mit Sitz in Ostflandern, Belgien. Angetrieben von einem kundenorientierten Ansatz, ist Hivolta bestrebt, jedem einzelnen Kunden die bestmögliche Lösung zu bieten, die auf seine Bedürfnisse und Ziele zugeschnitten ist. Innovation und Professionalität zeichnen Hivolta aus der Masse aus. Das Expertenteam ist bestrebt, qualitativ hochwertige Installationen mit Präzision und Sorgfalt zu liefern, um optimale Leistung und langfristige Zuverlässigkeit zu gewährleisten.
Cedric Boone, der Gründer von Hivolta, begann als Einzelunternehmer. Er nutzte die Geschäftsfähigkeiten und das Wissen, das er aus seiner Erfahrung als Verkäufer im Bereich nachhaltiger Energieinstallationen gewonnen hatte, um sein eigenes Unternehmen zu gründen.
In den frühen Phasen des Unternehmens war der Prozess grundlegend und erforderte keine speziellen Tools. Cedric nutzte Google Maps, um die Installationspläne zu zeichnen, und verließ sich auf ein Lieferanten-Tool, um die benötigten Materialien zu berechnen. Anschließend musste er alle Informationen manuell in ein Dokument kopieren und zusammen mit anderen relevanten Dokumenten und Materialdetails an seine Kunden senden. Cedric gab zu: „Es hat funktioniert, aber meine Angebote mangelten an Professionalität, und die Vorbereitung war zeitaufwendig mit viel manueller Arbeit.“
Sobald das Angebot angenommen wurde, schickte der Kunde Cedric die unterschriebenen Dokumente per E-Mail. Cedric nutzte dann eine Excel-Tabelle, um alle seine Projekte zu verfolgen, einschließlich wichtiger Informationen und Installationstermine. Eine weitere Tabelle führte er zur Verwaltung von Zahlungen und Rechnungen.
Zusätzlich hatte er Schwierigkeiten, einen klaren Überblick über die Materialbestände zu behalten. Jedes Mal, wenn ein Installationsprojekt anstand, musste er das Lager manuell inspizieren, um festzustellen, welche Artikel verfügbar waren und welche bestellt werden mussten. Dieses ineffiziente System führte gelegentlich dazu, dass er Installationsprojekte aufgrund unerwarteter Engpässe nicht abschließen konnte und die fehlenden Materialien erst vor Ort beim Kunden bemerkte.
Obendrein war es sehr schwierig, den Überblick über die Einnahmen zu behalten, und es erforderte komplizierte, manuelle Berechnungen.
„Da wurde mir klar, dass dieser Ansatz für das digitale Zeitalter, in dem wir leben, veraltet war. Er war unprofessionell, übermäßig komplex und extrem zeitaufwendig“, bemerkte Cedric.
Er begann, nach Softwarelösungen zu suchen, die diese Aufgaben effizient bewältigen konnten. Als Einzelunternehmer benötigte er ein System, das die Funktionen menschlicher Arbeitskräfte zu einem Bruchteil der Kosten übernehmen konnte. Cedric erklärte: „Ich wollte ein System, bei dem alles so weit wie möglich automatisiert werden konnte, damit ich mich auf mein Kerngeschäft und meine Kunden konzentrieren konnte.“
Ein weiterer entscheidender Faktor für ihn war die Skalierbarkeit der Software. Er benötigte eine Lösung, die mit seinem Unternehmen und seinen Zukunftsplänen wachsen und sich anpassen konnte. Er wollte eine Software, die die Skalierung der Organisation erleichtern würde, anstatt zu einer Belastung zu werden, wenn es an der Zeit war zu wachsen und zu expandieren.
Im Jahr 2022 beschloss er, eine Ausstellung in Gent, Belgien, zu besuchen, um eine gründliche Analyse der auf dem Markt verfügbaren Softwarelösungen durchzuführen. Auf der Veranstaltung stieß er auf den Stand von OpusFlow und erhielt eine schnelle Demo. Obwohl sich die Software noch in einem frühen Entwicklungsstadium befand, wusste er sofort, dass er die Lösung gefunden hatte, die er brauchte. Er bemerkte: „Ich sah das System und wusste sofort, dass OpusFlow das war, was ich brauchte. Ich habe auch Konkurrenzsoftware auf der Messe ausprobiert, aber keine davon kommt, selbst heute noch, an das heran, was OpusFlow leisten kann.“
Die Integration von OpusFlow bei Hivolta transformierte ihr gesamtes System und ihren Workflow. Mit OpusFlow ist Hivolta nun in der Lage, professionelle, präzise Installationspläne mit einer detaillierten Stückliste zu erstellen, die alle für jedes Projekt benötigten Artikel auflistet. Cedric bemerkte: „Mir gefällt besonders, dass man Materialgruppen innerhalb von OpusFlow erstellen kann. Wenn ich also einen Wechselrichter auswähle, werden alle anderen für die Installation benötigten Materialien automatisch zur Stückliste hinzugefügt.“ Dies eliminiert das Problem vergessener Materialien und ermöglicht es, mehr Projekte präzise und pünktlich zu liefern.
Die Beratung von OpusFlow unterstützte Cedric dabei, seine Ideen in professionelle Angebote für Installationsprojekte umzuwandeln. Er muss keine Dateien und Dokumente mehr manuell anhängen; alles ist automatisiert. Bei der Erstellung eines Angebots werden alle notwendigen Informationen nahtlos in die Angebotsschablone integriert. Er fügte hinzu: „Ich vergesse nicht mehr, Angebote pünktlich zu versenden. Jedes Mal, wenn ich bei einem Kunden bin, bereite ich das Angebot vor Ort vor und sende es ihm sofort zu, sodass ich nicht mehr darüber nachdenken muss! Kunden nehmen die Angebote auch eher an und sind beeindruckt, wie reibungslos und professionell der gesamte Prozess abläuft, und das führt zu mehr Geschäftsabschlüssen.“
Cedric nutzte die Automatisierungsfunktionen von OpusFlow, um sein Ziel zu erreichen, Aufgaben so weit wie möglich zu automatisieren. In Zusammenarbeit mit dem Beratungsteam automatisierte Hivolta erfolgreich verschiedene Aufgaben und Routinen innerhalb ihres Workflows. Mit einer einfachen Einrichtung von Automatisierungen sendet Hivolta nun automatisch eine Follow-up-E-Mail an Kunden, die auf ihre Angebots-E-Mail nicht geantwortet haben. Bleibt diese zweite E-Mail innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens unbeantwortet, wird ein Ticket für Cedric erstellt, damit er den Kunden persönlich anrufen und sicherstellen kann, dass dieser alle notwendigen Informationen hat.
Die erweiterten Dashboard-Funktionen von OpusFlow verschafften Cedric einen umfassenden Überblick über sein gesamtes Geschäft. Als Einzelunternehmer trägt er viele Hüte, darunter auch den eines Vertriebsleiters. Er erklärte: „Aus Vertriebssicht kann ich sehen, welche Kunden nachverfolgt wurden und welche nicht. Ich kann auch verfolgen, ob Angebote geöffnet wurden und wie oft sie angesehen wurden. Und, sehr wichtig für jeden Vertriebsmitarbeiter, ich kann die Margen meiner einzelnen Geschäfte sehen.“
Wenn er seinen Hut als Lagerleiter aufsetzt, kann er sehen, wie viel Material er auf Lager hat und wie viel er basierend auf den Prognosen bestellen muss. Darüber hinaus kann Cedric mit einer einfachen Integration in eine Buchhaltungssoftware nun alle Zahlungen verfolgen und auch die finanzielle Seite des Geschäfts verwalten.
Cedric nutzt die Tools und Funktionen von OpusFlow, um einfacher mit seinem Team von Vertragsmechanikern zu kommunizieren. Mechaniker können die Projektdetails und die Stückliste leicht einsehen, um sich auf die Installation vorzubereiten. Nach Abschluss der Installation müssen sie Formulare ausfüllen, die abschließenden Überprüfungen durchführen und Bilder der Solarmodule sowie der elektrischen Seite des Projekts bereitstellen und diese zur Dokumentation in OpusFlow hochladen. Wenn das Formular vom Mechaniker ausgefüllt ist, erhält Cedric eine Nachricht auf seinem Telefon, die ihn über den Abschluss des Projekts informiert. Dann kann er die Rechnungen bezahlen. Er fügte hinzu: „Alles ist klar, es gibt keine Missverständnisse, und die Kommunikation zwischen mir und meinen Auftragnehmern ist super einfach und klar.“
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Integration von OpusFlow die Abläufe von Hivolta revolutioniert hat und Cedric ermöglicht, sein Geschäft effizienter und professioneller zu führen. Die Automatisierung und die erweiterten Dashboard-Funktionen haben Workflows optimiert, die Kommunikation verbessert und eine präzise Projektausführung gewährleistet. Dadurch kann sich Cedric auf das Wachstum seines Unternehmens und die Bereitstellung eines außergewöhnlichen Services für seine Kunden konzentrieren.
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