Die meisten Projekte scheitern nicht in einem einzigen Moment. Sie driften. Eine Aufgabe, die niemand übernommen hat, eine Rechnung, die zwei Wochen liegen blieb, ein Servicevertrag, der still und leise ausläuft. OpusFlow schließt diese Lücken, bevor daraus ein echtes Problem wird.
Wenn Projektdaten über Tabellen, Posteingänge und geteilte Laufwerke verteilt sind, bedeutet eine verlässliche Antwort oft: Kollegin oder Kollegen anrufen. Das bremst alles aus – und je mehr Aufträge Sie parallel laufen haben, desto schlimmer wird es.
Die Installation ist abgeschlossen, aber die Administration fängt gerade erst an. Stunden müssen erfasst, Formulare eingereicht, Rechnungen erstellt werden. Ohne einen klaren Prozess bleibt es liegen. Und jede Woche, die es liegen bleibt, kostet Sie Geld.
Sie schließen den Auftrag ab, übergeben das System – und die Beziehung verblasst still und leise. Wartungsverträge gehen in Ablagen verloren, Verlängerungstermine werden verpasst, und die wiederkehrenden Einnahmen, die Sie eigentlich erzielen sollten, bleiben aus.
Der Project Lifecycle Tracker von OpusFlow zeigt in Ihrer Übersicht für jeden Auftrag eine visuelle Fortschrittsleiste. Lead, Begehung, Angebot, geplant, installiert, in Betrieb genommen, alles auf einen Blick, ohne einen Datensatz öffnen zu müssen. Fragen Sie OpusAI nach einer vollständigen Pipeline-Zusammenfassung – und Sie haben sie in Sekunden.
Sobald ein Projekt auf „installiert“ wechselt, stößt OpusFlow die nächsten Schritte automatisch an. Die von Ihrem Außendienst erfassten Stunden fließen direkt in den Projektdatensatz, Rechnungen werden aus der Stückliste (BOM) erzeugt, und Follow-up-Aufgaben werden erstellt und zugewiesen, ohne dass jemand daran denken muss, sie zu verschicken.
Mit integriertem Vertragsmanagement erstellen Sie die Vereinbarung, legen den Abrechnungsplan fest und senden sie in wenigen Minuten zur digitalen Unterschrift. Nach der Unterschrift werden Rechnungen planmäßig erstellt und die Zahlung per SEPA-Lastschrift eingezogen. Keine Tabellen, kein Hinterherlaufen, keine verpassten Verlängerungen.
Die meisten Projekte scheitern nicht in einem einzigen Moment. Sie driften. Eine Aufgabe, die niemand übernommen hat, eine Rechnung, die zwei Wochen liegen blieb, ein Servicevertrag, der still und leise ausläuft. OpusFlow schließt diese Lücken, bevor daraus ein echtes Problem wird.
Wenn Projektdaten über Tabellen, Posteingänge und geteilte Laufwerke verteilt sind, bedeutet eine verlässliche Antwort oft: Kollegin oder Kollegen anrufen. Das bremst alles aus – und je mehr Aufträge Sie parallel laufen haben, desto schlimmer wird es.
Der Project Lifecycle Tracker von OpusFlow zeigt in Ihrer Übersicht für jeden Auftrag eine visuelle Fortschrittsleiste. Lead, Begehung, Angebot, geplant, installiert, in Betrieb genommen, alles auf einen Blick, ohne einen Datensatz öffnen zu müssen. Fragen Sie OpusAI nach einer vollständigen Pipeline-Zusammenfassung – und Sie haben sie in Sekunden.
Die Installation ist abgeschlossen, aber die Administration fängt gerade erst an. Stunden müssen erfasst, Formulare eingereicht, Rechnungen erstellt werden. Ohne einen klaren Prozess bleibt es liegen. Und jede Woche, die es liegen bleibt, kostet Sie Geld.
Sobald ein Projekt auf „installiert“ wechselt, stößt OpusFlow die nächsten Schritte automatisch an. Die von Ihrem Außendienst erfassten Stunden fließen direkt in den Projektdatensatz, Rechnungen werden aus der Stückliste (BOM) erzeugt, und Follow-up-Aufgaben werden erstellt und zugewiesen, ohne dass jemand daran denken muss, sie zu verschicken.
Sie schließen den Auftrag ab, übergeben das System – und die Beziehung verblasst still und leise. Wartungsverträge gehen in Ablagen verloren, Verlängerungstermine werden verpasst, und die wiederkehrenden Einnahmen, die Sie eigentlich erzielen sollten, bleiben aus.
Mit integriertem Vertragsmanagement erstellen Sie die Vereinbarung, legen den Abrechnungsplan fest und senden sie in wenigen Minuten zur digitalen Unterschrift. Nach der Unterschrift werden Rechnungen planmäßig erstellt und die Zahlung per SEPA-Lastschrift eingezogen. Keine Tabellen, kein Hinterherlaufen, keine verpassten Verlängerungen.
Ihr Planungsteam sollte nicht jeden Morgen damit beginnen müssen, herauszufinden, wer einen geänderten Auftrag übernehmen kann. Der Planungskalender von OpusFlow bietet Ihnen eine Drag-and-drop-Ansicht über Ihr gesamtes Team – mit Tages-, Wochen- und Monatsansichten, Echtzeit-Konflikterkennung und Push-Benachrichtigungen, die bei Änderungen sofort ins Feld gehen. Mehrtägige Einsätze bleiben als zusammenhängender Block verknüpft. Ihre Planer sehen die Teamkapazität auf einen Blick, erkennen Engpässe, bevor sie zum Problem werden, und passen alles an – ohne einen einzigen Anruf.
Da Google Workspace und Microsoft 365 jetzt angebunden sind, stehen Ihre externen Meetings und OpusFlow-Termine nebeneinander im selben Kalender. Planer sehen, wann Kolleginnen und Kollegen beschäftigt sind, ohne dass jemand seinen Kalender manuell teilen muss. Alles, was Ihr Team sehen muss, ist an einem Ort.
OpusFlow verbindet sich nativ mit Google Workspace, Microsoft 365, Exact, Mollie und weiteren, damit Ihr Team sofort produktiv sein kann, ohne von vorne beginnen zu müssen.
Jede Installation ist ein potenzieller Servicevertrag. Mit dem Vertragsmanagement von OpusFlow erstellen Sie die Vereinbarung, legen den Abrechnungsplan fest und senden sie der Kundin bzw. dem Kunden über einen sicheren Magic Link. Kein Portal-Login nötig, kein Papierkram, dem Sie immer wieder hinterherlaufen müssen. Sobald Ihre Kundschaft unterschreibt und eine SEPA-Lastschrift autorisiert, läuft die Abrechnung von selbst.
OpusFlow erstellt Rechnungen automatisch zu den von Ihnen festgelegten Terminen und zieht Zahlungen über Mollie ein – mit integrierten Schutzmechanismen, die sicherstellen, dass keine Kundin und kein Kunde jemals zweimal für denselben Zeitraum abgerechnet wird. Wiederverwendbare Vertragsvorlagen sorgen für Konsistenz im gesamten Team, und ein Dry-Run-Modus ermöglicht es Ihnen, einen Abrechnungszyklus zu simulieren, bevor etwas live geht. Für Projektleiterinnen und Projektleiter, die abgeschlossene Installationen übergeben, ist das der sauberste Abschluss.
Sie sollten keinen Projektdatensatz öffnen müssen, um zu wissen, ob etwas installiert ist oder nur geplant. Der Project Lifecycle Tracker von OpusFlow setzt eine visuelle Fortschrittsleiste direkt in Ihre Projektübersicht, sodass der Weg jedes Auftrags durch Ihre konfigurierten Phasen auf einen Blick sichtbar ist. Lead, Begehung, Angebot, geplant, installiert, in Betrieb genommen: alles da – ohne einen einzigen Klick in den einzelnen Datensatz.
Kombinieren Sie das mit Kanban-Boards für das Aufgabenmanagement, einer vollständigen Aktivitäts-Timeline pro Projekt und OpusAI, das Insights über Ihre gesamte Pipeline in Klartext liefert. Fragen Sie, welche Aufträge überfällig sind, welche das Budget überschreiten, oder lassen Sie alles markieren, was auf eine Formulareinreichung wartet. Ihre Projektleiterinnen und Projektleiter wissen jederzeit, was im Plan ist, was feststeckt und was jetzt sofort Aufmerksamkeit braucht.
OpusFlow ist kein Angebotswerkzeug mit ein paar zusätzlichen Funktionen. Es ist eine vollständige Geschäftsplattform, die speziell für nachhaltige Installationsunternehmen entwickelt wurde – mit über 25 Modulen, die alles vom ersten Kundenkontakt bis zur finalen Rechnung abdecken. Das ist enthalten.
Alles, was Sie wissen möchten, bevor Sie eine Demo buchen.
Mit OpusFlow können Sie Service- und Wartungsverträge erstellen, diese zur digitalen Signatur an Kunden senden und anschließend den gesamten darauf folgenden Abrechnungszyklus automatisieren. Sobald ein Vertrag aktiv ist, werden Rechnungen erstellt und Zahlungen nach dem von Ihnen festgelegten Zeitplan eingezogen – ohne dass jemand aus Ihrem Team dies manuell anstoßen muss. Das System ist darauf ausgelegt, einmalige Installationsprojekte in planbare, wiederkehrende Einnahmen zu verwandeln, ohne die Arbeitsbelastung Ihres Teams zu erhöhen.
Ja. OpusFlow überwacht die Zeit bis zur ersten Reaktion sowie die Lösungszeiten anhand Ihrer konfigurierten Zielwerte und kennzeichnet Tickets, deren Frist bald erreicht ist oder bereits überschritten wurde. Mit der Zeit macht die Ticketdatenbasis außerdem Muster sichtbar – wiederkehrende Hardwareprobleme, häufige Anfragearten oder Bereiche, in denen die Reaktionszeiten regelmäßig nachlassen – und liefert Ihrem Service-Management-Team die Informationen, die es braucht, um den Prozess zu verbessern, statt nur darauf zu reagieren.
Ja. Jedes Ticket ist in OpusFlow direkt mit dem übergeordneten Projekt verknüpft. Das bedeutet, dass die Person, die eine Serviceanfrage bearbeitet, sofortigen Zugriff auf die ursprüngliche Stückliste, Installationsfotos, Konstruktionsmodelle und die gesamte Projekthistorie hat. Es ist nicht nötig, Archive zu durchsuchen oder Kollegen zu fragen – der Kontext ist bereits vorhanden.
Jedes Ticket verfügt über einen integrierten Gesprächsverlauf, in dem Ihr Team und der Kunde direkt Nachrichten austauschen können. Der gesamte Verlauf wird chronologisch gespeichert und kann nicht bearbeitet oder gelöscht werden, sodass stets eine klare, verlässliche Dokumentation darüber vorliegt, was wann gesagt wurde. Kein mühsames Durchsuchen von E-Mail-Verläufen mehr, um nachzuvollziehen, was passiert ist.
Ja. Tickettypen sind vollständig konfigurierbar, sodass Sie Kategorien einrichten können, die zu Ihrer After-Sales-Abwicklung passen – zum Beispiel Garantie, Wartung oder Reklamation. Jedes Ticket hat außerdem eine Prioritätsstufe, sodass Ihr Team jederzeit klar sieht, was zuerst Aufmerksamkeit benötigt, und die Warteschlange entsprechend filtern und verwalten kann.
Ja. OpusFlow überwacht die Bestände in Ihren Hauptlagern, Servicefahrzeugen und allen vorgelagerten Bereitstellungsstandorten in Echtzeit. Jede Bewegung – Wareneingang, Auslieferung oder interner Transfer zwischen Standorten – wird in einem unveränderlichen, mit Zeitstempel versehenen Protokoll erfasst. Artikel können per Barcode, Lieferanten-SKU oder Ihrer eigenen internen Kennung nachverfolgt werden, sodass Sie jederzeit genau wissen, wo sich jedes Produkt in Ihrem gesamten Betrieb befindet.
Der Drei-Wege-Abgleich ist der Prozess, bei dem eine Bestellung mit dem Wareneingang im Lager und der Lieferantenrechnung abgeglichen wird, um sicherzustellen, dass alle übereinstimmen, bevor die Zahlung freigegeben wird. OpusFlow erledigt dies automatisch und kennzeichnet Abweichungen zwischen dem, was bestellt wurde, was angekommen ist und was der Lieferant in Rechnung stellt. Dies beseitigt eine wesentliche Fehlerquelle bei Rechnungen und bietet Ihrem Finanzteam eine saubere, nachvollziehbare Dokumentation für jeden Einkauf.
Sobald ein Projekt bestätigt ist, reserviert OpusFlow automatisch den benötigten Bestand für dieses Projekt, basierend auf der Stückliste. Die Reservierung ist bindend – das bedeutet, diese Artikel können keinem anderen Projekt zugewiesen werden, wodurch das Problem der Doppelbelegung, das zu Engpässen am Installationstag führt, eliminiert wird. Die Lagerbestände in Ihren Lagern, Fahrzeugen und Bereitstellungsbereichen werden alle in Echtzeit aktualisiert, sodass Sie stets ein genaues Bild davon haben, was tatsächlich verfügbar ist.
Ja. Im Portal werden projektbezogene, im Außendienst aufgenommene Fotos in einer Galerie angezeigt – einschließlich Bildern zum Installationsfortschritt und finalen Aufnahmen der Inbetriebnahme. So bleiben Kunden einfach informiert und gewinnen Vertrauen in die Qualität der ausgeführten Arbeiten.
Ja. Das Kundenportal zeigt einen visuellen Meilenstein-Tracker an, der genau aufzeigt, wo das Projekt steht, von der ersten Begutachtung bis zur Inbetriebnahme. Die Indikatoren aktualisieren sich in Echtzeit, während Ihr Team das Projekt in OpusFlow vorantreibt, sodass Kunden stets ein genaues Bild haben, ohne Ihr Team um ein Update bitten zu müssen.
Das Kundenportal ist eine gebrandete Self-Service-Umgebung, in der Ihre Kunden den Fortschritt ihrer Installation verfolgen, auf Dokumente zugreifen, Termine einsehen und Serviceanfragen stellen können – ohne Ihr Team anrufen oder per E-Mail kontaktieren zu müssen. Es ist rund um die Uhr verfügbar und läuft direkt über OpusFlow, sodass alles, was Ihr Kunde sieht, immer aktuell ist.
Ja. Die Multi-Entity-Finance-Funktion von OpusFlow ermöglicht es Ihnen, mehrere Unternehmen, Marken oder Tochtergesellschaften von einem einzigen Konto aus zu verwalten. Jede Entität erhält ihr eigenes Branding, eigene Rechnungsnummernkreise, Zahlungsbedingungen und Buchhaltungsintegration. Projekte und Angebote werden automatisch der richtigen Entität zugeordnet, sodass kein Risiko besteht, dass Rechnungen unter dem falschen Logo versendet oder an das falsche Hauptbuch weitergeleitet werden.
Ja. Außendiensttechniker erfassen ihre Arbeitszeiten für bestimmte Projekte direkt über die mobile OpusFlow-App. Diese Stunden erscheinen in Echtzeit in der Backoffice-Ansicht, fließen in die Projektkostenverfolgung ein und durchlaufen Ihren Genehmigungsworkflow, bevor sie finalisiert werden. Kein Papier, keine WhatsApp-Nachrichten und keine Rekonstruktion am Monatsende aus dem Gedächtnis.
Nein. Ein Abonnement deckt alles ab, unabhängig davon, wie viel Sie es nutzen. Sie sollten niemals dafür bestraft werden, dass Ihr Unternehmen wächst.
Du kannst einen Großteil deiner Daten über eine feste Excel-Vorlage zu OpusFlow migrieren. Es lohnt sich zu überlegen, ob alle deine historischen Daten noch im System aktiv sein müssen, da du ältere Daten auch woanders speichern und in OpusFlow neu starten kannst.
Unser Team kennt das Produkt in- und auswendig. Fragen Sie uns alles – kein Verkaufsdruck, keine vorgefertigten Antworten.
Erhalte eine individuelle Live-Demo, zugeschnitten auf die Bedürfnisse deines Unternehmens. Stelle deine Fragen und finde heraus, warum OpusFlow die ideale Lösung für dein Team ist.
Bitte beachten Sie, dass die Demo auf Englisch stattfindet.
