Het klantenportaal is een selfservice-omgeving in je eigen huisstijl waar je klanten de voortgang van hun installatie kunnen volgen, documenten kunnen inzien, afspraakdata kunnen bekijken en serviceverzoeken kunnen indienen — zonder je team te hoeven bellen of mailen. Het is 24/7 beschikbaar en draait direct vanuit OpusFlow, waardoor alles wat je klant ziet altijd up-to-date is.

Three-way matching is het proces waarbij een inkooporder wordt gecontroleerd tegenover de goederenontvangst in het magazijn en de factuur van de leverancier. Zo wordt bevestigd dat alles overeenkomt voordat de betaling wordt goedgekeurd. OpusFlow handelt dit automatisch af en signaleert eventuele verschillen tussen wat er is besteld, wat er is binnengekomen en wat de leverancier factureert. Dit elimineert een belangrijke bron van factuurfouten en geeft je financiële team een helder, controleerbaar overzicht van elke aankoop.

Je kunt verschillende soorten verlof configureren, zoals vakantie, ziekteverzuim en persoonlijk verlof, elk met eigen regels en opbouwinstellingen. Medewerkers dienen aanvragen in via een kalenderweergave die hun eigen saldi en reeds goedgekeurd verlof toont. Managers keuren aanvragen goed of wijzen deze af via een specifieke workflow, waarna goedgekeurd verlof direct zichtbaar is op de planningskalender. De module toont bovendien waarschuwingen voor de naleving van werktijden in de urenregistratie, zodat pauze- en ploegendienstregels direct bij het invoeren van de uren worden gecontroleerd in plaats van achteraf.

Generieke tools zijn niet gebouwd op de manier waarop installatiebedrijven werken. OpusFlow bevat standaard branchespecifieke functies; PV-systeemontwerp, energiesimulatie, automatisering van stuklijst naar inkooporder, subsidietracking en formulieren voor in het veld met handtekeningen op locatie. Je hoeft geen workarounds te configureren voor zaken die er eigenlijk al zouden moeten zijn.

Elk ticket heeft een ingebouwde gesprekslijn waar je team en de klant rechtstreeks berichten kunnen uitwisselen. De volledige geschiedenis wordt chronologisch opgeslagen en kan niet worden bewerkt of verwijderd, zodat er altijd een duidelijk en nauwkeurig overzicht is van wat er wanneer is gezegd. Geen gezoek meer in e-mailreeksen om te achterhalen wat er is gebeurd.

Beide opties zijn beschikbaar. OpusFlow wordt geleverd met vooraf geconfigureerde automatiseringstemplates die zijn gebouwd rondom veelvoorkomende workflows in de installatiebranche. Deze kun je direct inzetten en aanpassen aan je eigen proces. Je kunt ook volledig aangepaste automatiseringen vanaf nul opbouwen met de rule builder, waarbij je volledige controle hebt over triggers, voorwaarden en opeenvolgende acties. De meeste teams beginnen met een template en passen deze aan zodra ze hebben gezien hoe het in de praktijk werkt.

Waar een traditionele ERP-implementatie maanden of zelfs jaren kan duren, is OpusFlow ontworpen om je binnen enkele weken up and running te krijgen. Het platform werkt intuïtief, wat minder tijd aan training betekent en een aanzienlijke kostenbesparing vanaf het begin.