De meeste installatiebedrijven verliezen de controle over projecten omdat taken worden vergeten, updates in WhatsApp-chats blijven hangen en niemand echt weet hoe een project ervoor staat totdat er iets misgaat. Dit is precies wat OpusFlow oplost.
Je planner heeft de planning op maandag bijgewerkt. De installateur heeft het nooit gezien. De klant belt op vrijdag met de vraag waar het team blijft. Wanneer de projectstatus verspreid is over drie tools en een WhatsApp-groep, heeft er altijd wel iemand de verkeerde versie van de waarheid.
“Kun jij de dakinspectie dinsdag doen?” raakt tegen maandagmiddag begraven onder 47 andere berichten. Geen deadline, geen eigenaar, geen opvolging. De taak bestond ongeveer zes uur voordat hij effectief verdween.
Een checklist is overgeslagen. Een vergunning is niet op tijd ingediend. Een opvolging na installatie heeft nooit plaatsgevonden. Niets daarvan verscheen op iemands radar totdat er al een ontevreden klant aan de telefoon hing.
Elk project heeft een live status die in één oogopslag zichtbaar is voor je hele team. Geen telefoontjes, geen giswerk.
Taken worden direct in het project aangemaakt, aan een specifiek persoon toegewezen en automatisch gemarkeerd.
Taken die over de deadline zijn en vastgelopen projecten komen automatisch naar boven voordat het klachten worden.
De meeste installatiebedrijven verliezen de controle over projecten omdat taken worden vergeten, updates in WhatsApp-chats blijven hangen en niemand echt weet hoe een project ervoor staat totdat er iets misgaat. Dit is precies wat OpusFlow oplost.
Je planner heeft de planning op maandag bijgewerkt. De installateur heeft het nooit gezien. De klant belt op vrijdag met de vraag waar het team blijft. Wanneer de projectstatus verspreid is over drie tools en een WhatsApp-groep, heeft er altijd wel iemand de verkeerde versie van de waarheid.
Elk project heeft een live status die in één oogopslag zichtbaar is voor je hele team. Geen telefoontjes, geen giswerk.
“Kun jij de dakinspectie dinsdag doen?” raakt tegen maandagmiddag begraven onder 47 andere berichten. Geen deadline, geen eigenaar, geen opvolging. De taak bestond ongeveer zes uur voordat hij effectief verdween.
Taken worden direct in het project aangemaakt, aan een specifiek persoon toegewezen en automatisch gemarkeerd.
Een checklist is overgeslagen. Een vergunning is niet op tijd ingediend. Een opvolging na installatie heeft nooit plaatsgevonden. Niets daarvan verscheen op iemands radar totdat er al een ontevreden klant aan de telefoon hing.
Taken die over de deadline zijn en vastgelopen projecten komen automatisch naar boven voordat het klachten worden.
Wanneer een projectstatus verandert, kan OpusFlow automatisch opvolgmails sturen, nieuwe tickets aanmaken of volgende stappen triggeren zonder handmatige invoer. Stel je workflow één keer in en laat het systeem de herhalende stappen afhandelen.
OpusFlow koppelt standaard met Google Workspace, Microsoft 365, Exact, Mollie en meer, zodat je team direct aan de slag kan zonder opnieuw te hoeven beginnen.
Stel deadlines in, volg de status en ontvang automatische herinneringen wanneer taken over de datum zijn. Niets glipt door de mazen van het net, zelfs niet bij grote installaties met meerdere teams. Je projectmanager heeft altijd een live overzicht van wat er gedaan is en wat er nog openstaat.
Elke e-mail, statuswijziging, bestandsupload en gesprek gekoppeld aan een project wordt gelogd en opgeslagen in één chronologisch overzicht. Wanneer een klant belt met een vraag, heb je de volledige context binnen enkele seconden voor je. Wanneer een nieuw teamlid bij een lopend project komt, zijn ze direct bijgepraat zonder anderen van hun werk te houden.
Alles wat je wilt weten voordat je een demo boekt.
Zeker weten. Wanneer een lead een klant wordt, stroomt hun data direct door naar hun eerste project en offerte. Je hoeft geen informatie opnieuw in te voeren, niet te kopiëren en plakken tussen systemen en er is geen risico dat details verloren gaan bij de overdracht van sales naar operations.
Ja. OpusFlow bewaakt de initiële reactie- en oplostijden op basis van je ingestelde doelen en markeert tickets die hun deadline naderen of hebben overschreden. Na verloop van tijd brengt de ticketdata ook patronen aan het licht — terugkerende hardwareproblemen, veelvoorkomende soorten aanvragen of gebieden waar de reactietijden consequent achterblijven — waardoor je servicemanagementteam de informatie krijgt die nodig is om het proces te verbeteren in plaats van er alleen maar op te reageren.
Zodra een project wordt bevestigd, reserveert OpusFlow automatisch de benodigde voorraad voor dat project op basis van de stuklijst. De reservering is hard — dit betekent dat deze items niet aan een ander project kunnen worden toegewezen, waardoor het probleem van dubbele toewijzing en tekorten op de installatiedag wordt geëlimineerd. De voorraadniveaus in je magazijnen, voertuigen en tijdelijke locaties worden allemaal in realtime bijgewerkt, zodat je altijd een nauwkeurig beeld hebt van wat er daadwerkelijk beschikbaar is.
Het klantenportaal is een selfservice-omgeving in je eigen huisstijl waar je klanten de voortgang van hun installatie kunnen volgen, documenten kunnen inzien, afspraakdata kunnen bekijken en serviceverzoeken kunnen indienen — zonder je team te hoeven bellen of mailen. Het is 24/7 beschikbaar en draait direct vanuit OpusFlow, waardoor alles wat je klant ziet altijd up-to-date is.
Met OpusFlow kun je service- en onderhoudscontracten maken, deze naar klanten sturen voor een digitale handtekening en vervolgens de volledige facturatiecyclus automatiseren. Zodra een contract actief is, worden facturen gegenereerd en betalingen geïnd volgens de door jou gedefinieerde planning — zonder dat iemand van je team dit handmatig hoeft te activeren. Het is ontworpen om eenmalige installatieprojecten om te zetten in voorspelbare, terugkerende inkomsten zonder de werklast van je team te verhogen.
Ja. Foto’s die in het veld zijn gemaakt en aan het project zijn gekoppeld, worden weergegeven in een galerij binnen het portaal, inclusief beelden van de voortgang van de installatie en foto’s van de uiteindelijke oplevering. Het is een eenvoudige manier om klanten op de hoogte te houden en vertrouwen op te bouwen in de kwaliteit van het geleverde werk.
Ja. Het klantenportaal toont een visuele mijlpalen-tracker die precies laat zien waar het project staat, van de eerste schouwing tot aan de inbedrijfstelling. De indicatoren worden in realtime bijgewerkt terwijl je team het project in OpusFlow voortzet, zodat klanten altijd een accuraat beeld hebben zonder je team te hoeven najagen voor een update.
Zeker! Je kunt je eigen formulieren helemaal zelf opbouwen en opslaan als sjablonen, zodat elk type installatie precies de juiste checklist heeft.
Ja. OpusFlow koppelt met Google Workspace en Microsoft 365 voor agenda en e-mail, externe boekhoudpakketten via API-export, groothandelscatalogi via 2BA en betalingsverwerking via Mollie voor geautomatiseerde SEPA-facturatie. Het koppelt ook met Zapier voor eindeloze mogelijkheden.
Er worden regelmatig meer integraties toegevoegd en je kunt hier alle mogelijke integraties bekijken.
Ja! Al je medewerkers kunnen hun uren direct in OpusFlow registreren via de mobiele web-app. Tijdregistraties zijn gekoppeld aan projecten, zodat je altijd een duidelijk beeld hebt van de projectrendabiliteit inclusief loonkosten.
Three-way matching is het proces waarbij een inkooporder wordt gecontroleerd tegenover de goederenontvangst in het magazijn en de factuur van de leverancier. Zo wordt bevestigd dat alles overeenkomt voordat de betaling wordt goedgekeurd. OpusFlow handelt dit automatisch af en signaleert eventuele verschillen tussen wat er is besteld, wat er is binnengekomen en wat de leverancier factureert. Dit elimineert een belangrijke bron van factuurfouten en geeft je financiële team een helder, controleerbaar overzicht van elke aankoop.
Zeker! Alle OpusFlow-modules werken op elk apparaat, dus het invullen van formulieren op je smartphone of tablet is geen enkel probleem.
Ja. Buitendienstmonteurs klokken in en uit op specifieke projecten, direct vanuit de OpusFlow mobiele app. Die uren verschijnen in realtime in de backoffice, worden meegenomen in de projectkostenbewaking en doorlopen je goedkeuringsworkflow voordat ze definitief zijn. Geen papier, geen WhatsApp-berichten en geen reconstructies uit het geheugen aan het einde van de maand.
Elk ticket heeft een ingebouwde gesprekslijn waar je team en de klant rechtstreeks berichten kunnen uitwisselen. De volledige geschiedenis wordt chronologisch opgeslagen en kan niet worden bewerkt of verwijderd, zodat er altijd een duidelijk en nauwkeurig overzicht is van wat er wanneer is gezegd. Geen gezoek meer in e-mailreeksen om te achterhalen wat er is gebeurd.
Ja! Je kunt eenvoudig foto’s en bestanden rechtstreeks aan je formulieren toevoegen, direct vanaf je telefoon of tablet op locatie.
Ons team kent het product door en door. Stel ons al je vragen — zonder verkoopdruk of scripts.
Ontvang een live demo op maat of een kennismakingsgesprek gericht op wat jouw organisatie nodig heeft, krijg antwoord op je specifieke vragen en ontdek waarom OpusFlow de juiste keuze is voor jouw organisatie.
