De meeste projecten vallen niet in één keer uit elkaar. Ze verwateren. Een taak die niemand heeft opgepakt, een factuur die twee weken bleef liggen, een servicecontract dat stilletjes is verlopen. OpusFlow dicht die gaten voordat ze een echt probleem worden.
Wanneer projectgegevens verspreid zijn over spreadsheets, inboxen en gedeelde schijven, betekent een echt antwoord krijgen dat je een collega moet bellen. Dat vertraagt alles, en het wordt erger naarmate je meer klussen tegelijkertijd uitvoert.
De installatie is klaar, maar de administratie begint pas net. Uren moeten worden gelogd, formulieren ingediend en facturen verstuurd. Zonder een duidelijk proces blijft dit liggen. En elke week dat het blijft liggen, kost het je geld.
Je rondt de klus af, draagt het systeem over en de relatie verwatert stilletjes. Onderhoudscontracten raken zoek in de administratie, verlengingsdata worden gemist en de terugkerende omzet die je zou moeten verdienen, komt nooit van de grond.
De Project Lifecycle Tracker van OpusFlow plaatst een visuele voortgangsbalk bij elke klus in je overzicht. Lead, schouw, offerte, gepland, geïnstalleerd, opgeleverd — alles in één oogopslag zichtbaar, zonder dat je een dossier hoeft te openen. Vraag OpusAI om een volledig overzicht van je pijplijn en je hebt het binnen enkele seconden.
Wanneer een project naar ‘geïnstalleerd’ verhuist, activeert OpusFlow automatisch de volgende stappen. Uren die door je buitendienst zijn gelogd, vloeien direct in het projectdossier, facturen worden gegenereerd op basis van de materiaallijst (BOM) en vervolgtaken worden aangemaakt en toegewezen zonder dat iemand eraan hoeft te denken ze te versturen.
Met ingebouwd contractbeheer maak je de overeenkomst aan, stel je het facturatieschema in en verstuur je het binnen enkele minuten voor digitale ondertekening. Eenmaal getekend worden facturen volgens schema gegenereerd en wordt de betaling geïnd via SEPA-incasso. Geen spreadsheets, geen gejaag, geen gemiste verlengingen.
De meeste projecten vallen niet in één keer uit elkaar. Ze verwateren. Een taak die niemand heeft opgepakt, een factuur die twee weken bleef liggen, een servicecontract dat stilletjes is verlopen. OpusFlow dicht die gaten voordat ze een echt probleem worden.
Wanneer projectgegevens verspreid zijn over spreadsheets, inboxen en gedeelde schijven, betekent een echt antwoord krijgen dat je een collega moet bellen. Dat vertraagt alles, en het wordt erger naarmate je meer klussen tegelijkertijd uitvoert.
De Project Lifecycle Tracker van OpusFlow plaatst een visuele voortgangsbalk bij elke klus in je overzicht. Lead, schouw, offerte, gepland, geïnstalleerd, opgeleverd — alles in één oogopslag zichtbaar, zonder dat je een dossier hoeft te openen. Vraag OpusAI om een volledig overzicht van je pijplijn en je hebt het binnen enkele seconden.
De installatie is klaar, maar de administratie begint pas net. Uren moeten worden gelogd, formulieren ingediend en facturen verstuurd. Zonder een duidelijk proces blijft dit liggen. En elke week dat het blijft liggen, kost het je geld.
Wanneer een project naar ‘geïnstalleerd’ verhuist, activeert OpusFlow automatisch de volgende stappen. Uren die door je buitendienst zijn gelogd, vloeien direct in het projectdossier, facturen worden gegenereerd op basis van de materiaallijst (BOM) en vervolgtaken worden aangemaakt en toegewezen zonder dat iemand eraan hoeft te denken ze te versturen.
Je rondt de klus af, draagt het systeem over en de relatie verwatert stilletjes. Onderhoudscontracten raken zoek in de administratie, verlengingsdata worden gemist en de terugkerende omzet die je zou moeten verdienen, komt nooit van de grond.
Met ingebouwd contractbeheer maak je de overeenkomst aan, stel je het facturatieschema in en verstuur je het binnen enkele minuten voor digitale ondertekening. Eenmaal getekend worden facturen volgens schema gegenereerd en wordt de betaling geïnd via SEPA-incasso. Geen spreadsheets, geen gejaag, geen gemiste verlengingen.
Je planningsteam zou niet elke ochtend moeten beginnen met uitzoeken wie een gewijzigde klus kan overnemen. De planningskalender van OpusFlow geeft je een drag-and-drop overzicht van je hele team, met dag-, week- en maandweergaven, realtime conflictbeheersing en pushmeldingen die direct naar de buitendienst gaan zodra er iets verandert. Meerdaagse klussen blijven gekoppeld als één blok. Je planners zien de capaciteit van het team in één oogopslag, herkennen knelpunten voordat ze een probleem worden en maken aanpassingen zonder één enkel telefoontje.
Nu Google Workspace en Microsoft 365 gekoppeld zijn, staan je externe vergaderingen en OpusFlow-afspraken naast elkaar in dezelfde agenda. Planners kunnen zien wanneer collega’s bezet zijn, zonder dat iemand handmatig zijn schema hoeft te delen. Alles wat je team moet zien, staat op één plek.
OpusFlow koppelt standaard met Google Workspace, Microsoft 365, Exact, Mollie, Peppol en meer, zodat je team direct aan de slag kan zonder opnieuw te hoeven beginnen.
Elke installatie is een potentieel servicecontract. Met het Contractbeheer van OpusFlow maak je de overeenkomst aan, stel je het facturatieschema in en stuur je het naar de klant via een beveiligde ‘magic link’. Geen portaal-login nodig, geen papierwerk om steeds weer achteraan te zitten. Zodra je klant tekent en een SEPA-incasso machtigt, loopt de facturatie vanzelf.
OpusFlow genereert automatisch facturen op de data die je hebt ingesteld en incasseert betalingen via Mollie, met ingebouwde beveiligingen die ervoor zorgen dat een klant nooit twee keer voor dezelfde periode wordt gefactureerd. Herbruikbare contracttemplates houden je hele team consistent, en met een testmodus kun je een facturatiecyclus simuleren voordat deze live gaat. Voor projectmanagers die voltooide installaties overdragen, is dit de meest strakke afronding mogelijk.
Je zou geen projectdossier moeten openen om te weten of het al geïnstalleerd is of alleen nog maar gepland. De Project Lifecycle Tracker van OpusFlow plaatst een visuele voortgangsbalk direct in je projectoverzicht, zodat de reis van elke klus door je geconfigureerde fases in één oogopslag zichtbaar is. Lead, schouw, offerte, gepland, geïnstalleerd, opgeleverd: alles staat er, zonder een enkele klik in het individuele dossier.
Combineer dat met Kanban-borden voor taakbeheer, een volledige tijdlijn per project en OpusAI die inzichten over je hele pijplijn in begrijpelijke taal naar boven haalt. Vraag welke klussen over tijd zijn, welke over budget gaan, of markeer alles wat wacht op een formulier. Je projectmanagers weten altijd wat op schema ligt, wat vastloopt en wat nu hun aandacht nodig heeft.
OpusFlow is geen offertetool waar wat extra’s aan zijn vastgeplakt. Het is een volledig bedrijfsplatform dat specifiek is gebouwd voor duurzame installatiebedrijven — met meer dan 25 modules die alles dekken, van je eerste klantcontact tot je laatste factuur. Dit is wat er is inbegrepen.
Alles wat je wilt weten voordat je een demo boekt.
Met OpusFlow kun je service- en onderhoudscontracten maken, deze naar klanten sturen voor een digitale handtekening en vervolgens de volledige facturatiecyclus automatiseren. Zodra een contract actief is, worden facturen gegenereerd en betalingen geïnd volgens de door jou gedefinieerde planning — zonder dat iemand van je team dit handmatig hoeft te activeren. Het is ontworpen om eenmalige installatieprojecten om te zetten in voorspelbare, terugkerende inkomsten zonder de werklast van je team te verhogen.
Ja. OpusFlow bewaakt de initiële reactie- en oplostijden op basis van je ingestelde doelen en markeert tickets die hun deadline naderen of hebben overschreden. Na verloop van tijd brengt de ticketdata ook patronen aan het licht — terugkerende hardwareproblemen, veelvoorkomende soorten aanvragen of gebieden waar de reactietijden consequent achterblijven — waardoor je servicemanagementteam de informatie krijgt die nodig is om het proces te verbeteren in plaats van er alleen maar op te reageren.
Ja. Elk ticket is direct gekoppeld aan het bovenliggende project in OpusFlow. Dit betekent dat op het moment dat er een serviceverzoek binnenkomt, de behandelaar direct toegang heeft tot de oorspronkelijke materiaallijst, installatiefoto’s, engineeringmodellen en de volledige projectgeschiedenis. Je hoeft niet in archieven te zoeken of een collega te vragen — de context is al aanwezig.
Elk ticket heeft een ingebouwde gesprekslijn waar je team en de klant rechtstreeks berichten kunnen uitwisselen. De volledige geschiedenis wordt chronologisch opgeslagen en kan niet worden bewerkt of verwijderd, zodat er altijd een duidelijk en nauwkeurig overzicht is van wat er wanneer is gezegd. Geen gezoek meer in e-mailreeksen om te achterhalen wat er is gebeurd.
Ja. Tickettypes zijn volledig configureerbaar, dus je kunt categorieën instellen die passen bij hoe jouw bedrijf after-sales afhandelt — bijvoorbeeld Garantie, Onderhoud of Klacht. Elk ticket heeft ook een prioriteitsniveau, zodat je team altijd een duidelijk overzicht heeft van wat als eerste aandacht nodig heeft en de wachtrij dienovereenkomstig kan filteren en beheren.
Ja. OpusFlow monitort de voorraadniveaus in je primaire magazijnen, servicevoertuigen en eventuele tussenlocaties in realtime. Elke beweging — inkomende ontvangst, uitgaande inzet of interne verplaatsing tussen locaties — wordt vastgelegd in een onveranderlijk logboek met tijdstempel. Artikelen kunnen worden gevolgd via barcode, SKU van de leverancier of je eigen interne identificatie, zodat je altijd precies weet waar elk product zich bevindt binnen je gehele bedrijfsvoering.
Three-way matching is het proces waarbij een inkooporder wordt gecontroleerd tegenover de goederenontvangst in het magazijn en de factuur van de leverancier. Zo wordt bevestigd dat alles overeenkomt voordat de betaling wordt goedgekeurd. OpusFlow handelt dit automatisch af en signaleert eventuele verschillen tussen wat er is besteld, wat er is binnengekomen en wat de leverancier factureert. Dit elimineert een belangrijke bron van factuurfouten en geeft je financiële team een helder, controleerbaar overzicht van elke aankoop.
Zodra een project wordt bevestigd, reserveert OpusFlow automatisch de benodigde voorraad voor dat project op basis van de stuklijst. De reservering is hard — dit betekent dat deze items niet aan een ander project kunnen worden toegewezen, waardoor het probleem van dubbele toewijzing en tekorten op de installatiedag wordt geëlimineerd. De voorraadniveaus in je magazijnen, voertuigen en tijdelijke locaties worden allemaal in realtime bijgewerkt, zodat je altijd een nauwkeurig beeld hebt van wat er daadwerkelijk beschikbaar is.
Ja. Foto’s die in het veld zijn gemaakt en aan het project zijn gekoppeld, worden weergegeven in een galerij binnen het portaal, inclusief beelden van de voortgang van de installatie en foto’s van de uiteindelijke oplevering. Het is een eenvoudige manier om klanten op de hoogte te houden en vertrouwen op te bouwen in de kwaliteit van het geleverde werk.
Ja. Het klantenportaal toont een visuele mijlpalen-tracker die precies laat zien waar het project staat, van de eerste schouwing tot aan de inbedrijfstelling. De indicatoren worden in realtime bijgewerkt terwijl je team het project in OpusFlow voortzet, zodat klanten altijd een accuraat beeld hebben zonder je team te hoeven najagen voor een update.
Het klantenportaal is een selfservice-omgeving in je eigen huisstijl waar je klanten de voortgang van hun installatie kunnen volgen, documenten kunnen inzien, afspraakdata kunnen bekijken en serviceverzoeken kunnen indienen — zonder je team te hoeven bellen of mailen. Het is 24/7 beschikbaar en draait direct vanuit OpusFlow, waardoor alles wat je klant ziet altijd up-to-date is.
Ja. Met de Multi-Entity Finance-functie van OpusFlow kun je meerdere bedrijven, labels of dochterondernemingen beheren vanuit één account. Elke entiteit krijgt een eigen branding, factuurnummerreeksen, betalingsvoorwaarden en boekhoudintegratie. Projecten en offertes worden automatisch gekoppeld aan de juiste entiteit, zodat er geen risico is dat facturen met het verkeerde logo worden verzonden of naar het verkeerde grootboek worden geleid.
Ja. Buitendienstmonteurs klokken in en uit op specifieke projecten, direct vanuit de OpusFlow mobiele app. Die uren verschijnen in realtime in de backoffice, worden meegenomen in de projectkostenbewaking en doorlopen je goedkeuringsworkflow voordat ze definitief zijn. Geen papier, geen WhatsApp-berichten en geen reconstructies uit het geheugen aan het einde van de maand.
Nee. Eén abonnement dekt alles, ongeacht hoe vaak je het gebruikt. Je zou nooit gestraft moeten worden voor het laten groeien van je bedrijf.
Je kunt een groot deel van je gegevens migreren naar OpusFlow via een vast Excel-sjabloon. Het is de moeite waard om te overwegen of al je historische data nog actief in het systeem moet staan, aangezien je er altijd voor kunt kiezen om oudere gegevens elders op te slaan en met een schone lei te beginnen in OpusFlow.
Ons team kent het product door en door. Stel ons al je vragen — zonder verkoopdruk of scripts.
Ontvang een live demo op maat of een kennismakingsgesprek gericht op wat jouw organisatie nodig heeft, krijg antwoord op je specifieke vragen en ontdek waarom OpusFlow de juiste keuze is voor jouw organisatie.
