De integratie van OpusFlow bij Hivolta heeft hun hele systeem en workflow veranderd. Met OpusFlow is Hivolta nu in staat om professionele, nauwkeurige installatieplannen te maken, compleet met een gedetailleerde materiaallijst waarin alle onderdelen staan die nodig zijn voor elk project. Cedric merkte op: “Ik vind het erg prettig dat je materiaalgroepen kunt maken in OpusFlow. Dus als ik een omvormer kies, worden alle andere materialen die nodig zijn voor de installatie automatisch toegevoegd aan de materiaallijst.” Dit voorkomt het probleem van vergeten materialen en zorgt ervoor dat meer projecten nauwkeurig en op tijd kunnen worden opgeleverd.
De consultancy van OpusFlow heeft Cedric geholpen om zijn ideeën om te zetten in professionele offertes voor installatieprojecten. Hij hoeft niet langer handmatig bestanden en documenten bij te voegen; alles is geautomatiseerd. Bij het maken van een offerte wordt alle benodigde informatie naadloos geïntegreerd in het offertetemplate. Hij voegt eraan toe: “Ik vergeet niet langer om offertes op tijd te versturen. Elke keer als ik bij een klant ben, maak ik de offerte ter plekke en stuur ik hem meteen naar ze toe, dus ik hoef er niet meer over na te denken! Klanten accepteren de offertes ook eerder en zijn onder de indruk van hoe soepel en professioneel het hele proces verloopt en dit leidt tot meer gesloten deals.”
Cedric maakte gebruik van de automatiseringsmogelijkheden van OpusFlow om zijn doel te bereiken om taken zoveel mogelijk te automatiseren. In samenwerking met het consultancyteam automatiseerde Hivolta met succes verschillende taken en routines binnen hun workflow. Met een eenvoudige set-up van automatiseringen stuurt Hivolta nu automatisch een follow-up e-mail naar klanten die niet hebben gereageerd op hun offertemail. Als deze tweede e-mail binnen een bepaalde tijd nog steeds niet is beantwoord, wordt er een ticket aangemaakt voor Cedric om de klant persoonlijk te bellen en ervoor te zorgen dat hij alle benodigde informatie heeft.
De uitgebreide dashboardfuncties van OpusFlow gaven Cedric een uitgebreid overzicht van zijn hele bedrijf. Als zelfstandig ondernemer draagt hij vele petten, waaronder die van verkoopmanager. Hij legt uit: “Vanuit een verkoopperspectief kan ik zien welke klanten zijn gevolgd en welke niet. Ik kan ook bijhouden of offertes zijn geopend en hoe vaak ze zijn bekeken. En, heel belangrijk voor elke verkoper, ik kan de marges op elk van mijn deals zien.”
Als hij de hoed van zijn magazijndirecteur opzet, kan hij zien hoeveel materiaal hij op voorraad heeft en hoeveel hij moet bestellen op basis van de prognoses. Met een eenvoudige integratie met een boekhoudpakket kan Cedric nu ook alle betalingen bijhouden en de financiële kant van het bedrijf beheren.
Cedric gebruikt de tools en mogelijkheden van OpusFlow om gemakkelijker te communiceren met zijn team van monteurs. Monteurs kunnen gemakkelijk de details van het project en de materiaallijst zien om de installatie voor te bereiden. Nadat de installatie is voltooid, moeten ze formulieren invullen en de laatste check-ins doen en foto's van de zonnepanelen en de elektrische kant van het project aanleveren en deze uploaden in OpusFlow voor documentatie. Als het formulier is ingevuld door de monteur ontvangt Cedric een bericht op zijn telefoon dat het project is afgerond. Daarna kan hij overgaan tot het betalen van hun facturen. Hij voegde eraan toe “alles is duidelijk en er zijn geen misverstanden en de communicatie is super eenvoudig en helder tussen mij en mijn aannemers.”
Concluderend heeft de integratie van OpusFlow een revolutie teweeggebracht in de activiteiten van Hivolta, waardoor Cedric zijn bedrijf efficiënter en professioneler kan beheren. De automatisering en verbeterde dashboardmogelijkheden hebben de workflows gestroomlijnd, de communicatie verbeterd en gezorgd voor een nauwkeurige projectuitvoering. Het resultaat is dat Cedric zich kan richten op de groei van zijn bedrijf en het leveren van uitzonderlijke service aan zijn klanten.