Bedrijven kunnen veel winnen bij het gebruik van een ERP-systeem. Met behulp van een ERP, kunnen bedrijven gemakkelijk omgaan met zaken als inkoop, boekhouding, veiligheid, project planning, en supply chain management. Bedrijven van elke omvang, van startups tot multinationals, maken gebruik van ERP-programma's om activiteiten te stroomlijnen en de winst te verhogen. Wat zijn de belangrijkste voordelen van een ERP-systeem? Dit artikel bespreekt alles dat je moet weten over ERP-systemen.
Integratieproblemen
Dit probleem wordt nog groter zodra de verschillende applicaties niet met elkaar integreren. Stel dat bijvoorbeeld de software die je gebruikt voor het berekenen van een klant project, niet gekoppeld is aan je voorraad- of facturatiesysteem. Dit betekent dat je handmatig deze berekeningen moet gaan verplaatsen naar een ander systeem, om een offerte of factuur te versturen, of om ervoor te zorgen dat je geen voorraadverschillen krijgt.
De functie van het ERP-systeem
Het belangrijkste doel van een enterprise resource planning (ERP)-systeem is het centraliseren van alle gegevens in een organisatie, inclusief de gegevens die worden gebruikt voor routinetaken als boekhouding, inkoop en projectbeheer. ERP-software speelt in deze bedrijven dezelfde rol als elektriciteit bij het draaiende houden van hun infrastructuur. Iedereen in een bedrijf, van de CEO tot de receptioniste, kan gegevens invoeren, openen en bewerken op dezelfde plaats en met dezelfde tools. Alles op één plaats betekent dat je altijd kunt vertrouwen op betrouwbare, uitgebreide resultaten wanneer je cijfers uit de database haalt.
Veel softwarepakketten voor enterprise resource planning bieden geautomatiseerde controlefuncties voor de integriteit van gegevens voor elke activiteit in het bedrijf. Vanwege de ruime beschikbaarheid van het internet tegenwoordig, is cloud computing het middelpunt geworden van de meeste huidige ERP-systemen. De integratie van ERP-systemen met het web biedt extra functionaliteiten en alternatieven en maakt ze betaalbaar voor kleinere bedrijven door de operationele en kapitaaluitgaven te verminderen. ERP-systemen gehost in de cloud worden beheerd en gehost door het bedrijf dat het ERP-systeem heeft gemaakt. Dit ontlast de eindgebruiker van het beheer en onderhoud van de onderliggende infrastructuur, waardoor ze zich kunnen concentreren op activiteiten met een hogere waarde.
Belang van ERP-systeem
Succesvolle bedrijven van vandaag kunnen niet functioneren zonder enterprise resource planning (ERP). Een bedrijf runnen zonder een ERP systeem is als het spelen van een schattenjacht zonder aanwijzingen. Groei kan nog steeds mogelijk zijn op een kleinere schaal, maar je zou dan moeten vertrouwen op intuïtie en giswerk in plaats van harde gegevens om jouw beslissingen te begeleiden. Door orde te scheppen in de wanorde, verhoogt een ERP-systeem de output, verlaagt het de kosten, maximaliseert het de efficiëntiewinst en vereenvoudigt het de activiteiten.
Wanneer je investeert in een systeem, hoop je dat het zal dienen als een middel waardoor de vele afdelingen van jouw bedrijf, technologieën en procedures beter kunnen samenwerken. Echter, slechts 40% van de bedrijven in alle sectoren maken gebruik van een ERP-systeem, en veel bedrijven presteren ondermaats in hun ERP-software implementatie initiatieven.
Primaire zakelijke voordelen
Nu je meer weet over ERP-systemen, zou het verstandig zijn om precies te begrijpen wat jouw bedrijf nodig heeft. Wat zijn de primaire zakelijke voordelen van een ERP-systeem? Hieronder vind je alle voordelen die je krijgt van het gebruik ervan.
Gegevensbeveiliging wordt verbeterd
Informatie is een vitale en krachtige troef voor elk bedrijf. Het ter beschikking hebben van deze informatie is essentieel voor het maken van goede bedrijfskeuzes en het bereiken van snelle uitbreiding. ERP-software kan helpen bij de bescherming van deze onschatbare bron door het centraliseren van alle gegevens van de organisatie in plaats van verstrooiing het over verschillende onveilige opslagmedia. Bovendien kan je de verspreiding van gevoelige informatie tegenhouden door te beperken wie op welk moment toegang heeft tot welke bestanden.
Naleving en traceerbaarheid
In verschillende sectoren wordt het steeds belangrijker een artikel nauwkeurig te traceren vanaf de productiebron via alle veranderingen die het ondergaat in de distributieketen tot aan de klant.
Minder afhankelijkheid van handmatige stappen
Er zal meer tijd zijn voor het personeel om zich te focussen op meest relevante werkzaamheden door handmatige handelingen te automatiseren. Met technologie op zijn plaats, zullen werknemers extra tijd hebben om bij te dragen aan de uitbreiding van het bedrijf, zoals het verbeteren van de klantenservice.
Grotere flexibiliteit
ERP-systemen volgen de trend van andere technologische oplossingen en verhuizen naar de cloud. Hierdoor komen meer mogelijkheden voor improvisatie op de werkplek beschikbaar. Werken op afstand is mogelijk met cloud ERP-oplossingen omdat werknemers vanaf elke locatie toegang hebben tot hun gegevens. Naarmate een bedrijf groeit, kan een ERP-systeem gemakkelijk nieuwe gebruikers en functies opnemen. Beginnen met slechts het absolute minimum van ERP-tools om kernprocessen zoals financiën en het beheer van supply chains te controleren is een geweldige manier om gemak in het systeem en bouwen een solide basis voor toekomstige groei. Aangepaste ERP-systemen kunnen nu worden ontwikkeld om de unieke uitdagingen van elke onderneming aan te pakken. Bijvoorbeeld, de industriële en bancaire sector hebben elk hun eigen gespecialiseerde technologie.
Verantwoordelijkheid afdwingen
Inloggegevens van gebruikers in een ERP-systeem worden gebruikt om hen te associëren met hun respectieve boekingen, goedkeuringen en andere activiteiten. Elke gebruiker in het systeem krijgt een rol toegewezen die bepaalt welke functies en gegevens beschikbaar zijn. Je beschikt over een geautomatiseerd systeem dat gebruikers verantwoordelijkheid toekent op basis van hun toegewezen rollen en de resultaten van hun activiteiten.
De kunst van de klantenservice
Ook klanten profiteren van de voordelen van uw ERP-systeem. Eenvoudig gezegd versimpelen en consolideren ERP-oplossingen alle klantinformatie, zodat jouw verkoopteam zich kan concentreren op het ontwikkelen en onderhouden van contacten met klanten, in plaats van te jongleren met spreadsheets. De holistische controle en informatie van ERP-softwares maken verbeterde klantinteracties over de hele linie mogelijk, van gerichte marketing tot ondersteuning na de verkoop.
Meer analytische details en rapporten
Een van de meest opvallende voordelen van ERP-systemen is de beschikbaarheid van geavanceerde rapportage- en analyse tools. De meeste up-to-date softwarepakketten kunnen geïndividualiseerde rapporten genereren voor het monitoren van KPI's in elke afdeling van de organisatie, of het nu sourcing of marketing is. Door individuele KPI's te onderzoeken, kunnen bedrijfsleiders de efficiëntie van verschillende afdelingen vergelijken.
Lagere kosten
Verschillende modules van een ERP zijn gericht op het helpen bij het beter beheren van jouw financiën. Inkoop kan bijvoorbeeld in zijn geheel worden geautomatiseerd. Het potentieel voor grote kostenbesparingen is een belangrijke stimulans voor veel bedrijven om ERP-systemen te onderzoeken. Zoals eerder werd opgemerkt, kunnen terugkerende taken worden geautomatiseerd, waardoor het personeel efficiënter kan werken en de productiviteit hoger ligt.
Belang van een ERP systeem als installatiebedrijf
Duurzame installateurs kennen veel verschillende uitdagingen. Er is een tekort aan materiaal en aan gekwalificeerd personeel. Daarnaast zijn installateurs vaak een groot gedeelte van de tijd buiten kantoor en zijn de installatie- en onderhoudsklussen op locatie bij de klant. Hierdoor ontstaan er vaak uitdagingen met de communicatie tussen de buitendienst en het kantoor. Zowel de medewerkers buiten kantoor als de medewerkers op kantoor moeten ten alle tijden op de hoogte zijn van uit te voeren werkzaamheden en de bijhorende informatie. Daarnaast moet de buitendienst op locatie toegang hebben tot projectinformatie, klantinformatie en moet hij / zij ook informatie kunnen wijzigen.
Meer weten over ERP-systemen? Lees onze blog over de voor- en nadelen van een ERP voor jouw organisatie.