Wat is een ERP?
ERP of enterprise resource planning is software die alle bedrijfsprocessen beheert en automatiseert. Een ERP systeem omvat alle bedrijfsprocessen zodat alles aan elkaar gekoppeld is en er nog maar in één systeem gewerkt hoeft te worden.
Voor-en nadelen van een ERP
Voordelen:
- Verhoogde productiviteit
- Kostenbesparing
- Schaalbaarheid
- Databeheer
- Beter documentmanagement
Nadelen:
- Vereiste implementatie-uren
- Investering
- Data migratie
- Geen succesgarantie
Voordelen van een ERP systeem
Verhoogde productiviteit
De productiviteit kan simpelweg niet naar een optimaal punt gebracht worden als er in verschillende systemen gewerkt wordt. Eenvoudige taken zoals het verplaatsen van klantdata, offertes en facturen versturen kosten allemaal onnodig veel tijd.
Het adapteren van een all-in-one ERP-systeem kan de verbetering zijn die je organisatie nodig heeft om de groei en winstgevendheid naar een hoger niveau te brengen.
Kostenbesparing
Hoewel het op het eerste oog misschien niet zo lijkt, bespaart het vaak kosten door over te stappen naar één systeem. Met name bij organisaties die gegroeid zijn naar 20+ medewerkers bespaar je kosten door tijdswinst.
Eén systeem betekent ook dat je altijd weet wat je kosten zijn en hoef je dit niet uitgebreid te berekenen op basis van verschillende databronnen. Dit geeft duidelijkheid en is eenvoudiger voor de boekhouding.
Schaalbaarheid
In een versnipperd IT landschap werk je zonder dat je het misschien door hebt al snel met 10 tot 20 verschillende applicaties, die je allemaal individueel moet op of afschalen. Als organisatie vind je het belangrijk dat de software mee kan groeien en met een all-in-one systeem kost dit minuten in plaats van uren.
Databeheer
Goed gebruik van data is iets waar nog maar weinig organisaties gebruik van maken, en enorm van zouden kunnen profiteren. Veel organisaties leveren diensten en draaien hier omzet mee, maar weten eigenlijk niet hoeveel die omzet gekost heeft, waar het vandaan komt en hoe de prestaties zich ontwikkelen.
Dit is opzich ook niet zo vreemd, want als bedrijf kan je geen real-time beeld hebben van je activiteiten en prestaties, als je uit verschillende applicaties werkt en deze niet met elkaar gekoppeld zijn.
Eén systeem betekent dat alles met elkaar geïntegreerd is, waardoor je gebruik kan maken van overzichtelijke dashboards en ten alle tijden weet waar je organisatie staat en naartoe gaat.
Beter documentmanagement
Organisaties die gebruikmaken van een all-in-one software systeem profiteren van een gecentraliseerd documentbeheersysteem dat overal toegankelijk is. Je kunt documenten sneller vinden, gemakkelijker beveiligen en eenvoudig samenvoegen. Hierdoor staan alle gegevens altijd bij elkaar, op de juiste plek en raak je nooit bestanden kwijt.
Nadelen van een ERP systeem
Vereiste implementatie-uren Het implementeren van een ERP-systeem vereist de eerste weken of maanden veel implementatie uren. Je zal voor het ERP volledig in gebruik genomen wordt de software moeten inrichten naar de werkwijze van je organisatie.
Vervolgens zullen de medewerkers moeten leren omgaan met de software dat, afhankelijk van het pakket ook tijdrovend kan zijn. Kijk daarom goed of het ERP-systeem dat je overweegt eenvoudig te gebruiken is en gebruiksvriendelijk werkt.
Investering
De initiële investering kan ook als een nadeel gezien worden. Hier komen kosten bij kijken voor de onboarding, consultancy en eventuele koppelingen die voor jullie vereist zijn.
Migratie van data naar nieuw systeem
De migratie van data is niet te ontwijken als je een ERP systeem gaat gebruiken. Ieder systeem heeft een eigen manier van dataopslag en in de meeste gevallen komt er bij de migratie voor een deel handwerk kijken.
Breng tijdig in kaart welke gegevens je in de toekomst nog nodig gaat hebben en niet kwijt kan raken. Hierdoor kan je in één keer al je data overzetten en loop je minder risico iets te vergeten.
Geen succesgarantie
Hoe groot de voordelen van een ERP pakket ook zijn voor je organisatie, betekent nog niet direct dat het een succes wordt. De kracht van een ERP is dat alle processen in één systeem afgevangen kunnen worden, en als een deel van de medewerkers het systeem niet omarmt kan dit de kans op slagen sterk verkleinen.
Besteed voldoende aandacht om je personeel de juiste trainingen te geven zodat de belangrijkste aspecten van het ERP-systeem met het personeel worden doorgelopen.
Conclusie
Zoals je kan lezen kan ERP-software een belangrijke bijdragen leveren aan het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen en helpen om het overzicht binnen de organisatie te behouden. De belangrijkste nadelen van een ERP-systeem kunnen worden gezien als uitdagingen die zich vooral in de implementatiefase voordoen. Na de implementatiefase zullen organisaties vooral de bovengenoemde voordelen ervaren.