Utiliser un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning) peut transformer ta manière de gérer ton activité. Un ERP permet de centraliser et d’automatiser des processus essentiels comme les achats, la comptabilité, la sécurité, la gestion de projets ou encore la chaîne d’approvisionnement. Grâce à un ERP, les ressources sont mieux réparties et les informations sont accessibles à tous les services en temps réel. Petites entreprises, PME ou grands groupes : tous peuvent optimiser leur organisation et augmenter leur rentabilité avec un bon ERP.
La fonction du système ERP
L'objectif principal d'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP) est de centraliser toutes les données d'une organisation, y compris celles utilisées dans les tâches quotidiennes comme la comptabilité, les achats et la gestion de projets. Des centaines d'entreprises dans des dizaines de secteurs comptent sur les solutions ERP. Le logiciel ERP joue dans ces entreprises le même rôle que l'électricité pour faire fonctionner leur infrastructure. N'importe qui dans une entreprise, du PDG au réceptionniste, peut saisir, consulter et travailler avec des données au même endroit et avec les mêmes outils. Avoir tout centralisé signifie que tu peux toujours compter sur des résultats fiables et complets lorsque tu extrais des chiffres de la base de données.
De nombreux progiciels ERP offrent des fonctions de vérification automatisée de l'intégrité des données pour chaque type d'activité au sein de l'entreprise. En raison de la disponibilité généralisée d'Internet aujourd'hui, le cloud est devenu le point central de la plupart des systèmes ERP modernes. L'intégration des systèmes ERP avec le web offre des fonctionnalités et des alternatives supplémentaires et les rend abordables pour les petites entreprises en réduisant les dépenses d'exploitation et d'investissement. Les systèmes ERP hébergés dans le cloud sont gérés et hébergés par l'entreprise qui a créé le système ERP. Cela soulage l'utilisateur final de la gestion et de la maintenance de l'infrastructure sous-jacente, lui permettant de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Importance du système ERP
Les entreprises performantes d'aujourd'hui ne peuvent fonctionner sans ERP. Gérer une entreprise sans système ERP, c'est comme jouer à une chasse au trésor sans indices. La croissance peut encore être possible à une échelle plus modeste, mais tu devrais te fier à l'intuition et aux suppositions plutôt qu'à des données concrètes pour guider tes décisions. En mettant de l'ordre dans le désordre, un système ERP augmente la productivité, réduit les coûts, maximise les gains d'efficacité et simplifie les opérations. Un tel succès t'aidera à gérer efficacement les objectifs de ton entreprise et les méthodes pour y parvenir.
Lorsque tu investis dans un système ERP, tu espères qu'il servira de moyen pour que les différents services, technologies et procédures de ton entreprise collaborent mieux. Cependant, seulement 40 % des entreprises de tous les secteurs utilisent un système ERP, et de nombreuses entreprises sous-performent dans leurs initiatives de déploiement de logiciels ERP.
Principaux avantages pour l'entreprise
Maintenant que tu en sais plus sur le système ERP, il serait judicieux de comprendre exactement ce dont ton entreprise a besoin. Quels sont les principaux avantages d'un système ERP ? Voici tous les bénéfices que tu retires de son utilisation.
Sécurité des données améliorée
L'information est un atout vital et puissant pour toute entreprise. Disposer de cette information est essentiel pour prendre des décisions commerciales judicieuses et atteindre une expansion rapide. Un logiciel ERP peut aider à protéger cette ressource inestimable en centralisant toutes les données de l'organisation au lieu de les disperser sur divers supports de stockage non sécurisés. En consolidant leurs données en un seul endroit, que ce soit sur ton PC ou sur Internet, les entreprises peuvent améliorer leur capacité à se conformer aux réglementations en vigueur. De plus, les dirigeants peuvent employer des contrôles d'accès pour limiter la diffusion d'informations sensibles en restreignant qui a accès à quels fichiers à tout moment.
Atteindre la conformité et la traçabilité
Le suivi précis d'un article depuis sa source de production, à travers toutes les modifications qu'il subit dans la chaîne de distribution et jusqu'au client, devient de plus en plus important dans divers secteurs. Lors d'un rappel de produit ou d'une autre crise, il est important de suivre diverses informations, notamment les codes de lot et de série, les dates d'expiration, les composants, les résultats des tests d'assurance qualité, et plus encore.
Réduire la dépendance aux étapes manuelles
Le personnel aura plus de temps pour se concentrer sur le cœur de ton entreprise si tu utilises les capacités de ton ERP pour automatiser de nombreuses opérations actuellement manuelles. Avec la technologie en place, les employés auront plus de temps pour contribuer aux objectifs de croissance de l'entreprise, comme l'amélioration du service client ou le développement de nouveaux marchés. Des ressources supplémentaires seront disponibles, te permettant de t'étendre dans de nouveaux domaines et d'offrir un meilleur service aux clients existants.
Flexibilité accrue
Les systèmes ERP suivent la tendance des autres solutions technologiques et migrent vers le cloud. Cela ouvre davantage de possibilités d'improvisation sur le lieu de travail. Le travail à distance est possible avec les solutions ERP cloud, car les employés peuvent accéder à leurs données depuis n'importe quel endroit. À mesure qu'une entreprise se développe, un système ERP peut facilement intégrer de nouveaux utilisateurs et de nouvelles fonctions. Commencer avec seulement le strict minimum d'outils ERP pour surveiller les processus de base comme la finance et la gestion de la chaîne d'approvisionnement est un excellent moyen de s'adapter au système et de construire une base solide pour la croissance future. Des systèmes ERP personnalisés peuvent maintenant être développés pour répondre aux défis uniques de chaque entreprise. Par exemple, les secteurs industriel et bancaire ont chacun leur propre technologie spécialisée.
Application de la responsabilité
Les informations de connexion des utilisateurs dans un système ERP sont utilisées pour les associer à leurs saisies, approbations et autres activités respectives. Chaque utilisateur du système se voit attribuer un rôle qui détermine les fonctions et les données disponibles. Avec cette configuration, tu peux identifier la cause précise des problèmes et apporter les modifications nécessaires pour qu'ils ne se reproduisent plus. Tu disposeras d'un système automatisé qui attribue la responsabilité aux utilisateurs en fonction de leurs rôles et des résultats de leurs activités.
L'art du service client
Les clients bénéficient également des avantages de ton système ERP, ce qui est une excellente nouvelle pour ton organisation. En termes simples, les solutions ERP simplifient et consolident toutes les informations client pour libérer ton équipe de vente afin qu'elle se concentre sur le développement et le maintien des relations avec les clients plutôt que de jongler avec des feuilles de calcul. Le suivi et l'information holistiques des suites logicielles ERP permettent d'améliorer les interactions avec les clients à tous les niveaux, du marketing ciblé au support après-vente.
Analyses et rapports plus détaillés
Parmi les avantages les plus notables des systèmes ERP figure la disponibilité d'outils d'analyse et de reporting sophistiqués. La plupart des progiciels récents peuvent générer des rapports individualisés pour suivre les indicateurs clés de performance (KPI) dans chaque service de l'organisation, que ce soit les achats ou le marketing. L'examen des KPI individuels permet aux dirigeants d'entreprise de comparer l'efficacité des différents services.
Réduction des coûts
Plusieurs modules d'un ERP visent à t'aider à mieux gérer tes finances. Par exemple, le processus d'approvisionnement peut être entièrement informatisé. Le potentiel d'économies importantes est une incitation majeure pour de nombreuses entreprises à explorer les systèmes ERP. L'utilisation d'un système ERP peut permettre de réaliser des économies de plusieurs manières. Comme mentionné précédemment, les opérations répétitives peuvent être automatisées, éliminant ainsi le besoin pour l'entreprise d'embaucher du personnel supplémentaire pour effectuer un travail manuel.
Importance d'utiliser un ERP pour une entreprise d'installation
Les entreprises d'installation durables font face à de nombreux défis. Il y a une pénurie de matériel et de personnel qualifié. De plus, les installateurs sont souvent absents du bureau une grande partie du temps, et les travaux d'installation et de maintenance se déroulent sur le site du client, ce qui crée souvent des défis de communication entre le service sur le terrain et le bureau. Tant les employés à l'extérieur qu'au bureau doivent être informés à tout moment du travail à effectuer et des informations associées. De plus, le service sur le terrain doit avoir accès aux informations du projet, aux informations client et il doit également pouvoir modifier des informations si nécessaire.