Alors que ton organisation commence à grandir et que tu t'investis davantage dans ton activité, tu remarqueras que les choses commencent à devenir difficiles à contrôler. Ta comptabilité et ton service commercial ne sont pas synchronisés, l'information est éparpillée et il semble que les équipes travaillent séparément et lentement. C'est là qu'un système ERP s'avère pratique en automatisant tous tes processus métier. Dans cet article, nous allons voir ce qu'est un système ERP, ainsi que les avantages et les inconvénients de sa mise en œuvre.
Qu'est-ce qu'un système ERP ?
Un système ERP (Enterprise Resource Planning), ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, est une solution logicielle qui gère et automatise divers processus d'entreprise. Un système ERP bien conçu intègre tous les aspects de tes processus et fonctions métier en un seul et même système. Il aide à rationaliser et à automatiser tout ce qui est lié à la finance, aux ressources humaines (RH), à la gestion de la relation client (CRM), à la facturation, à la gestion de projet, et plus encore. Continue ta lecture pour découvrir les avantages et les inconvénients d'un système ERP.
Avantages et inconvénients d'un ERP en bref
Avantages :
- Productivité accrue
- Efficacité améliorée
- Réduction des coûts
- Évolutivité
- Gestion des données
- Meilleure gestion des documents
- Prévisions précises
Inconvénients :
- Investissement initial
- Longues heures de mise en œuvre
- Complexité
- Migration des données vers un nouveau système
- Personnalisation limitée
- Aucune garantie de succès
Avantages d'un système ERP
Productivité accrue
Nous savons tous que des tâches simples comme le transfert de données clients, l'envoi de devis et de factures, etc., peuvent être très chronophages. L'implémentation d'un système ERP permet aux membres de ton équipe de se concentrer sur des tâches plus complexes pendant que les tâches quotidiennes simples sont prises en charge par le système lui-même, ce qui entraîne une augmentation considérable de la productivité.
Efficacité améliorée
Tu crois probablement au principe de « Travailler plus intelligemment, pas plus durement ». Admettons-le, nous aimerions tous pouvoir accomplir plus de tâches efficacement en y consacrant le moins de temps et d'efforts possible. Un système ERP peut t'aider à accomplir plus de tâches en automatisant les opérations commerciales quotidiennes, ce qui se traduira par une efficacité accrue au sein de ton organisation.
Réduction des coûts
En intégrant un large éventail de processus métier tels que les ventes, la comptabilité, la finance, le CRM, etc., un système ERP te donne la possibilité de travailler sur un seul et unique système. Cela aide ton organisation à économiser de l'argent en réduisant tes coûts informatiques et de licences logicielles, et à créer de la valeur et un retour sur investissement à long terme. Un autre avantage est d'avoir une vue d'ensemble de tous tes coûts sans avoir à les calculer à partir de différentes factures, ce qui simplifiera davantage ton processus comptable.
Évolutivité
Les systèmes ERP sont facilement évolutifs et capables de changer et de grandir avec ton organisation. Cela signifie que l'ajout d'une nouvelle fonctionnalité au système est toujours possible en quelques minutes plutôt qu'en heures.
Gestion des données
} Il n'est pas surprenant pour une entreprise de ne pas avoir une vue d'ensemble en temps réel de ses activités et de ses performances lorsque l'on travaille sur différents systèmes qui ne sont même pas liés entre eux. Travailler sur un seul système signifie que chaque aspect de ton activité est synchronisé avec le reste. Cela te permettra en plus d'utiliser des tableaux de bord et de savoir à tout moment où en est ton organisation et où elle va.
De plus, tu n'auras plus à gérer des informations réparties sur différentes bases de données, car toutes tes informations seront stockées dans un seul et même emplacement.
Meilleure gestion des documents
Les organisations utilisant un logiciel tout-en-un bénéficient d'un système de gestion de documents centralisé accessible de n'importe où. Tu peux trouver des documents plus rapidement, les sécuriser et les fusionner plus facilement. Par conséquent, toutes les données sont toujours rassemblées, au bon endroit, et tu ne perdras plus jamais de fichiers.
Prévisions précises
Les systèmes ERP peuvent aider les utilisateurs, en particulier les managers, à fournir des prévisions plus précises en leur donnant les outils nécessaires, ce qui leur permettra de prendre des décisions commerciales bien informées.
Inconvénients d'un système ERP
Investissement initial
La mise en œuvre d'un nouveau système ERP peut te coûter beaucoup d'argent, surtout si tu es une PME (petite ou moyenne entreprise). Cela n'inclut pas seulement le coût des licences logicielles, mais aussi la formation du personnel, le conseil, la personnalisation, l'intégration, la maintenance et le support.
Longues heures de mise en œuvre
L'un des inconvénients de la mise en place d'un nouveau système ERP est que cela peut prendre des semaines, voire des mois, en fonction de la taille de ton entreprise.
De plus, tes employés devront apprendre à utiliser le logiciel, ce qui, selon le progiciel, peut également être un projet chronophage. Par conséquent, il est préférable de vérifier attentivement au préalable si le système ERP que tu envisages est facile à utiliser et convivial.
Complexité
Les systèmes ERP peuvent être assez complexes à comprendre et à utiliser, en particulier pour les membres de l'équipe qui ne sont pas très à l'aise avec les nouvelles technologies. Cela peut entraîner de la résistance et de la frustration de la part des employés, ce qui ralentit le processus de mise en œuvre.
Migration des données vers un nouveau système
C'est un défi que chaque entreprise doit relever lors de la mise en place d'un nouveau système ERP. Chaque système sur lequel tu as travaillé jusqu'à présent a sa propre manière de stocker les données. C'est un véritable projet de les intégrer toutes dans un seul système et, dans la plupart des cas, une partie de la migration des données doit se faire manuellement.
Nous te suggérons de définir à l'avance quelles données cruciales tu auras besoin à l'avenir. Cela te permet de transférer toutes tes données en une seule fois et tu auras moins de risques d'oublier quelque chose.
Personnalisation limitée
Bien que la plupart des systèmes ERP offrent un certain niveau de personnalisation, ils peuvent ne pas être en mesure de s'adapter à tous les besoins de l'entreprise. Cela peut entraîner des coûts supplémentaires pour un développement sur mesure.
Aucune garantie de succès
Aussi grands que soient les avantages d'un progiciel ERP pour ton organisation, cela ne signifie pas que le projet sera une réussite. La force d'un ERP est que tous les processus peuvent être saisis dans un seul système, et si certains employés n'adoptent pas le système, cela peut considérablement réduire les chances de succès.
Nous te recommandons vivement de consacrer un après-midi à donner à ton personnel une formation adéquate pour t'assurer que les aspects clés du système ERP sont bien compris par les membres de ton équipe.