A medida que tu organización empieza a crecer y te sumerges más en el negocio, notarás que las cosas se empiezan a salir de control. Tu departamento de contabilidad y ventas no están en sintonía, la información está por todos lados y parece que los equipos trabajan por separado y lentamente. Aquí es donde un sistema ERP viene al rescate, automatizando todos tus procesos comerciales. En este artículo, compartiremos qué es un sistema ERP, así como las ventajas y desventajas de implementarlo.
¿Qué es un sistema ERP?
Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es una solución de software que gestiona y automatiza varios procesos comerciales. Un sistema ERP bien desarrollado integra todos los aspectos de tus procesos y funciones comerciales en un solo sistema integral para trabajar. Ayuda a simplificar y automatizar todos los sistemas relacionados con finanzas, Recursos Humanos, Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM), Facturación, Gestión de Proyectos y más. Sigue leyendo para descubrir las ventajas y desventajas de un sistema ERP.
Ventajas y desventajas de un ERP en breve
Ventajas:
- Aumento de la productividad
- Mejora de la eficiencia
- Ahorro de costos
- Escalabilidad
- Gestión de datos
- Mejor gestión de documentos
- Pronósticos precisos
Desventajas:
- Inversión inicial
- Largas horas de implementación
- Complejidad
- Migración de datos a un nuevo sistema
- Personalización limitada
- Sin garantía de éxito
Ventajas de un sistema ERP
Aumento de la productividad
Todos sabemos que tareas simples como trasladar datos de clientes, enviar cotizaciones y facturas, etc., pueden llevar mucho tiempo. La implementación de un sistema ERP permite que los miembros de tu equipo se centren en tareas más complejas mientras que las tareas diarias simples las maneja el sistema, lo que conduce a un aumento tremendo en la productividad.
Mejora de la eficiencia
Probablemente creas en "trabajar de manera más inteligente, no más difícil". Asumamos el hecho de que todos querríamos poder completar más tareas de manera efectiva invirtiendo la menor cantidad de tiempo y esfuerzo. Un sistema ERP puede ayudarte a marcar más tareas al automatizar las operaciones diarias del negocio, lo que resultará en una mayor eficiencia en tu organización.
Ahorro de costos
Al integrar una amplia gama de procesos comerciales como ventas, contabilidad, finanzas, CRM, etc., un sistema ERP te da la posibilidad de trabajar en un solo sistema. Esto ayuda a tu organización a ahorrar dinero al reducir los costos de licencias de software y TI, creando un valor y retorno de inversión a largo plazo. Otro beneficio es tener una visión general de todos tus costos sin tener que calcularlos basándote en diferentes facturas, lo que simplificará aún más tu proceso contable.
Escalabilidad
Los sistemas ERP son fácilmente escalables y pueden cambiar y crecer junto con tu organización. Esto significa que agregar una nueva funcionalidad al sistema siempre es posible en minutos en lugar de horas.
Gestión de datos
No es sorprendente que como empresa no tengas una visión en tiempo real de tus actividades y rendimiento cuando trabajas en diferentes sistemas que ni siquiera están vinculados entre sí. Trabajar en un solo sistema significa que cada aspecto de tu negocio está sincronizado con el resto. Esto te permitirá utilizar paneles de control y saber dónde se encuentra y hacia dónde se dirige tu organización en todo momento.
Además, no tendrás que lidiar con la información dispersa en diferentes bases de datos, ya que toda tu información se almacenará en un solo lugar.
Mejor gestión de documentos
Las organizaciones que utilizan un sistema de software integral se benefician de un sistema centralizado de gestión de documentos al que se puede acceder desde cualquier lugar. Puedes encontrar documentos más rápido, de manera segura y fusionarlos con mayor facilidad. Como resultado, todos los datos están siempre juntos, en el lugar correcto y nunca perderás archivos nuevamente.
Pronósticos precisos
Los sistemas ERP pueden ayudar a los usuarios, especialmente a los gerentes, a realizar pronósticos más precisos proporcionándoles las herramientas necesarias, lo que resultará en tomar decisiones comerciales bien informadas.
Desventajas de un sistema ERP
Inversión inicial
Implementar un nuevo sistema ERP puede costarte mucho dinero, especialmente si eres una empresa pequeña o mediana. Esto no incluye solo el costo de las licencias de software, sino también la capacitación del personal, consultoría, personalización, integración, mantenimiento y soporte.
Largas horas de implementación
Una de las desventajas de implementar un nuevo sistema ERP es que puede llevar semanas o incluso meses, según el tamaño de tu empresa.
Además, tus empleados tendrán que aprender a usar el software, lo cual, según el paquete, también puede ser un proyecto que consume mucho tiempo. Por lo tanto, es posible que desees verificar cuidadosamente de antemano si el sistema ERP que estás considerando es fácil de usar y amigable para el usuario o no.
Complejidad
Los sistemas ERP pueden ser bastante complejos de entender y trabajar, especialmente para aquellos miembros del equipo que no son muy buenos para comprender nueva tecnología. Esto puede generar resistencia y frustración entre los empleados, lo que resulta en un proceso de implementación más lento.
Migración de datos a un nuevo sistema
Este es un desafío por el que todas las empresas tienen que pasar al implementar un nuevo sistema ERP. Cada sistema en el que has estado trabajando hasta ahora tiene su propia forma de almacenar los datos. Integrarlos todos en un solo sistema es todo un proyecto y, en la mayoría de los casos, parte de la migración de datos debe hacerse manualmente.
Te sugerimos que traces previamente qué datos vas a necesitar en el futuro y que son cruciales. Esto te permitirá transferir todos tus datos de una vez y tendrás menos riesgo de olvidar algo.
Personalización limitada
Aunque la mayoría de los sistemas ERP ofrecen algún nivel de personalización, es posible que no puedan adaptarse a todas las necesidades de la empresa. Esto puede resultar en costos adicionales para el desarrollo personalizado.
Sin garantía de éxito
Por muy grandes que sean los beneficios de un paquete ERP para tu organización, esto no garantiza que sea un proyecto exitoso. La fortaleza de un ERP es que todos los procesos se pueden capturar en un solo sistema, y si algunos empleados no adoptan el sistema, esto puede reducir en gran medida las posibilidades de éxito.
Te recomendamos encarecidamente que dediques una tarde a capacitar adecuadamente a tu personal para asegurarte de que los aspectos clave del sistema ERP sean comprendidos por los miembros de tu equipo.
Conclusión
Como mencionamos anteriormente en este artículo, implementar un sistema ERP puede hacer una contribución enorme para simplificar tu negocio, lo que te proporcionará una mejor visión de tu organización. Los principales obstáculos de un sistema ERP a menudo surgen durante la fase de implementación. Sin embargo, una vez que se navega cuidadosamente esta fase, puedes beneficiarte de las ventajas que un sistema ERP tiene para ofrecer. Si estás considerando implementar un sistema ERP y tienes curiosidad por conocer más en detalle acerca de los beneficios comerciales principales de un sistema ERP, lee nuestro artículo aquí.