Como organización, no puedes evitar adoptar un ERP en algún momento. Al fin y al cabo, en algún momento se pierde la noción de lo que ocurre dentro de la organización, y se da el paso a un sistema ERP para agilizar todos los procesos.
¿Qué es un ERP?
ERP o planificación de recursos empresariales es un software que gestiona y automatiza todos los procesos empresariales. Un sistema ERP abarca todos los procesos empresariales para que todo esté vinculado y sólo haya un único sistema en el que trabajar.
Ventajas y desventajas de un ERP en resumen
Ventajas:
- Mayor productividad
- Ahorro de costes
- Adaptabilidad
- Gestión de datos
- Mejor gestión de documentos
Desventajas:
- Horas necesarias para la implementación
- Inversión
- Migración de datos
- Sin garantía de éxito
Ventajas de un sistema ERP
Mayor productividad
La productividad simplemente no puede llevarse a un punto óptimo cuando se trabaja en sistemas diferentes. Tareas sencillas como mover datos de clientes, enviar presupuestos y facturas, etc., consumen un tiempo innecesario.
Adaptar un sistema ERP todo en uno podría ser la mejora que tu organización necesita para llevar el crecimiento y la rentabilidad al siguiente nivel.
Ahorro de costes
Aunque no lo parezca a primera vista, cambiar a un sistema suele ahorrar costes, sobre todo en organizaciones que han crecido hasta tener más de 20 empleados, y especialmente cuando se tiene en cuenta el ahorro de tiempo en el que se ahorran costes.
Un único sistema también significa que siempre sabes cuáles son tus costes y no tienes que calcularlos exhaustivamente basándote en todas las facturas diferentes. Esto aporta claridad y simplifica la contabilidad.
Adaptabilidad
En un panorama informático fragmentado, sin que quizá te des cuenta, te encuentras rápidamente trabajando con 10 ó 20 aplicaciones diferentes, todas las cuales tienes que ampliar o reducir individualmente. Como organización, te parece importante que el software pueda crecer contigo, y con un sistema todo en uno, esto lleva minutos en lugar de horas.
Gestión de datos
El buen uso de los datos es algo que pocas organizaciones utilizan todavía, y de lo que pueden beneficiarse enormemente. Muchas organizaciones prestan servicios y obtienen ingresos de ello, pero en realidad no saben cuánto cuestan esos ingresos, de dónde proceden y cómo evoluciona el rendimiento.
Esto no es sorprendente en sí mismo, porque como empresa no puedes tener una visión general en tiempo real de tus actividades y rendimiento si trabajas desde distintas aplicaciones y no están vinculadas entre sí.
Un único sistema significa que todo está integrado entre sí, lo que te permite utilizar un panel de control claro y saber en todo momento en qué punto se encuentra y hacia dónde se dirige tu organización.
Mejor gestión de documentos
Las organizaciones que utilizan un sistema de software “todo en uno” se benefician de un sistema centralizado de gestión de documentos al que se puede acceder desde cualquier lugar. Puedes encontrar los documentos más rápidamente, asegurarlos más fácilmente y fusionarlos con facilidad. Como resultado, todos los datos están siempre juntos, en el lugar correcto y nunca pierdes archivos.
Desventajas de un sistema ERP
Horas necesarias para la implementación
Implantar un sistema ERP requiere muchas horas de implantación durante las primeras semanas o meses. Tendrás que configurar el software a la forma de trabajar de tu organización antes de que el ERP esté totalmente implantado.
Después, los empleados tendrán que aprender a utilizar el software, lo que, dependiendo del paquete, también puede llevar mucho tiempo. Por tanto, comprueba cuidadosamente si el sistema ERP que estás considerando es fácil de usar y sencillo.
Inversión
La inversión inicial también puede considerarse un inconveniente. Esto implica costes de incorporación y consultoría. Esto implica costes de incorporación y asesoramiento
Migración de datos al nuevo sistema
No hay forma de evitarlo si vas a utilizar un sistema ERP. Cada sistema tiene su propia forma de almacenar los datos y, en la mayoría de los casos, la migración implica, en parte, trabajo manual.
Planifica con tiempo qué datos vas a necesitar en el futuro y qué datos no puedes perder. Así podrás transferir todos tus datos de una sola vez y correrás menos riesgo de olvidar algo.
Sin garantía de éxito
Por muy grandes que sean las ventajas de un paquete ERP para tu organización, esto no significa inmediatamente que vaya a ser un éxito. El punto fuerte de un ERP es que todos los procesos pueden capturarse en un sistema, y si algunos de los empleados no adoptan el sistema, esto puede reducir enormemente las posibilidades de éxito.
Dedica una tarde a formar adecuadamente a tu personal para que repase con ellos los aspectos clave del sistema ERP.
Conclusión
Como puedes leer, el software ERP puede contribuir de forma importante a agilizar los procesos empresariales y ayudar a mantener una visión de conjunto dentro de la organización. Los principales inconvenientes de un sistema ERP pueden considerarse retos que se producen principalmente en la fase de implantación. Tras la fase de implantación, las organizaciones experimentarán principalmente las ventajas mencionadas anteriormente.