Uitdaging
Eerder werkte Green Teams Europe met drie verschillende systemen om de verschillende processen te beheersen. Voor CRM en projectbeheer werd Gripp gebruikt. Voor projectmanagement werd Fieldwire gebruikt. Voor de calculatie werd een uitgebreide Excel sheet gebruikt. Ze moesten vaak wisselen van systeem tijdens de werkzaamheden en informatie werd niet gesynchroniseerd door ontbrekende integratiemogelijkheden. De werkwijze leverde veel extra werk op en was ook nog eens behoorlijk foutgevoelig.
Oplossing
Green Teams Europe is gaan samenwerken met OpusFlow om de verschillende bedrijfsprocessen te beheersen in één totaaloplossing. Green Teams Europe besloot om alle systemen te vervangen door gebruik te maken van de uitgebreide en complete modules. ‘’Dankzij de snelle onboarding, gebruiksvriendelijke interface en de modules die perfect aansluiten op de installateur, was het eenvoudig om over te stappen’’, zegt Frank Keizer, operationeel directeur bij Green Teams Europe. Door de nieuwe samenwerking is Green Teams minder tijd kwijt met administratie en worden ze beter ondersteund in het gehele proces.
Resultaten
Met OpusFlow hebben alle gebruikers toegang tot de modules die zij nodig hebben. Rollen kunnen vervolgens zelf samengesteld worden. Zo blijven de licentiekosten logisch en overzichtelijk. Ook zijn er veel optimalisatieslagen doorgevoerd met behulp van workflow automations. Een voorbeeld is het automatisch toewijzen van taken bij een bepaalde dealstatus in het CRM of het klaarzetten van formulieren wanneer er een locatiebezoek is ingepland.
Dankzij de projectmanagement module is er veel meer grip op lopende projecten. Tickets worden eenvoudig aangemaakt op projectniveau en is iedereen real-time op de hoogte van de status in elke fase van het project. Zo worden projecten sneller opgeleverd, is er minder kans op fouten en is de documentatie up-to-date.
‘’Moderne bedrijfssoftware is essentieel om te professionaliseren’’
Green Teams kwam tot de realisatie dat er veel keuze is ten aanzien van bedrijfssoftware. Zo zijn er veel generieke systemen die net niet goed aansluiten op de processen van de installateur. Ook zijn er systemen die verouderd zijn en zorgen voor een slechte gebruikersadoptie. Bas Douma, eigenaar van Green Teams Europe, legt uit: ‘’We hebben in onze zoektocht gekeken naar bedrijfssoftware dat al tientallen jaren bestaat en waar veel installatiebedrijven nog gebruik van maken. We zagen terug dat die systemen niet meer passen bij deze tijd en geloven dat moderne bedrijfssoftware essentieel is om te professionaliseren’’. Binnen slechts twee weken was OpusFlow volledig operationeel.
Frank Keizer, Director Operations