Installateurs verliezen tijd door te zoeken naar het juiste bestand, documenten die al bestaan opnieuw te versturen en excuses aan te bieden aan klanten omdat er iets door de mazen van het net is geglipt. OpusFlow maakt daar een einde aan.
Wanneer iemand vertrekt, verdwijnt ook hun logica voor archivering, hun inbox-threads en de documenten die alleen zij wisten te vinden. Je blijft achter om alles vanaf nul weer op te bouwen, hopend dat er niets cruciaals ontbreekt.
Er staan drie versies van dat contract in verschillende mappen en niemand weet precies welke de klant nu echt heeft getekend. Dus jij stuurt de ene, de klant verwijst naar de andere, en het gesprek verandert in een puinhoop waar niemand tijd voor heeft.
Je eindigt met het e-mailen van grote bijlagen, het najagen van ontvangstbevestigingen en het opnieuw versturen van zaken die ondergesneeuwd zijn geraakt. Er is geen nette manier om documenten over te dragen zonder dat het een heen-en-weer gedoe wordt.
Documenten worden opgeslagen bij het project, niet bij de persoon. Wanneer iemand vertrekt, gaat er niets verloren.
Elk document wordt centraal opgeslagen en bijgewerkt, zodat je hele team altijd met hetzelfde bestand werkt.
Documenten kunnen direct vanuit het project worden gedeeld, met volledige controle over wie wat ziet.
Installateurs verliezen tijd door te zoeken naar het juiste bestand, documenten die al bestaan opnieuw te versturen en excuses aan te bieden aan klanten omdat er iets door de mazen van het net is geglipt. OpusFlow maakt daar een einde aan.
Wanneer iemand vertrekt, verdwijnt ook hun logica voor archivering, hun inbox-threads en de documenten die alleen zij wisten te vinden. Je blijft achter om alles vanaf nul weer op te bouwen, hopend dat er niets cruciaals ontbreekt.
Documenten worden opgeslagen bij het project, niet bij de persoon. Wanneer iemand vertrekt, gaat er niets verloren.
Er staan drie versies van dat contract in verschillende mappen en niemand weet precies welke de klant nu echt heeft getekend. Dus jij stuurt de ene, de klant verwijst naar de andere, en het gesprek verandert in een puinhoop waar niemand tijd voor heeft.
Elk document wordt centraal opgeslagen en bijgewerkt, zodat je hele team altijd met hetzelfde bestand werkt.
Je eindigt met het e-mailen van grote bijlagen, het najagen van ontvangstbevestigingen en het opnieuw versturen van zaken die ondergesneeuwd zijn geraakt. Er is geen nette manier om documenten over te dragen zonder dat het een heen-en-weer gedoe wordt.
Documenten kunnen direct vanuit het project worden gedeeld, met volledige controle over wie wat ziet.
Elk document dat je uploadt, wordt automatisch gekoppeld aan het juiste project. OpusFlow creëert en organiseert bestanden voor medewerkers, projecten, klanten en leveranciers vanuit één enkele actie. Je team vindt altijd de meest actuele versie zonder het aan iemand te hoeven vragen.
OpusFlow koppelt standaard met Google Workspace, Microsoft 365, Exact, Mollie en meer, zodat je team direct aan de slag kan zonder opnieuw te hoeven beginnen.
Stap af van papier en verspreide digitale bestanden door al je documenten naar OpusFlow te brengen. Offertes, contracten, formulieren, correspondentie en facturen worden gedigitaliseerd en centraal opgeslagen, toegankelijk vanaf elk apparaat. Je hele team werkt vanuit dezelfde bron van waarheid, wat miscommunicatie vermindert en elke afdeling op één lijn houdt.
Upload pdf’s, afbeeldingen, zip-bestanden en meer zonder je zorgen te maken over limieten voor de bestandsgrootte. OpusFlow ondersteunt elk documenttype dat je installatiebedrijf produceert, van technische tekeningen tot pakbonnen. Alles wordt opgeslagen in één enkele, doorzoekbare omgeving.
Alles wat je wilt weten voordat je een demo boekt.
Three-way matching is het proces waarbij een inkooporder wordt gecontroleerd tegenover de goederenontvangst in het magazijn en de factuur van de leverancier. Zo wordt bevestigd dat alles overeenkomt voordat de betaling wordt goedgekeurd. OpusFlow handelt dit automatisch af en signaleert eventuele verschillen tussen wat er is besteld, wat er is binnengekomen en wat de leverancier factureert. Dit elimineert een belangrijke bron van factuurfouten en geeft je financiële team een helder, controleerbaar overzicht van elke aankoop.
Elk ticket heeft een ingebouwde gesprekslijn waar je team en de klant rechtstreeks berichten kunnen uitwisselen. De volledige geschiedenis wordt chronologisch opgeslagen en kan niet worden bewerkt of verwijderd, zodat er altijd een duidelijk en nauwkeurig overzicht is van wat er wanneer is gezegd. Geen gezoek meer in e-mailreeksen om te achterhalen wat er is gebeurd.
Zodra een project wordt bevestigd, reserveert OpusFlow automatisch de benodigde voorraad voor dat project op basis van de stuklijst. De reservering is hard — dit betekent dat deze items niet aan een ander project kunnen worden toegewezen, waardoor het probleem van dubbele toewijzing en tekorten op de installatiedag wordt geëlimineerd. De voorraadniveaus in je magazijnen, voertuigen en tijdelijke locaties worden allemaal in realtime bijgewerkt, zodat je altijd een nauwkeurig beeld hebt van wat er daadwerkelijk beschikbaar is.
Ja. OpusFlow koppelt met Google Workspace en Microsoft 365 voor agenda en e-mail, externe boekhoudpakketten via API-export, groothandelscatalogi via 2BA en betalingsverwerking via Mollie voor geautomatiseerde SEPA-facturatie. Het koppelt ook met Zapier voor eindeloze mogelijkheden.
Er worden regelmatig meer integraties toegevoegd en je kunt hier alle mogelijke integraties bekijken.
Ja. Het klantenportaal toont een visuele mijlpalen-tracker die precies laat zien waar het project staat, van de eerste schouwing tot aan de inbedrijfstelling. De indicatoren worden in realtime bijgewerkt terwijl je team het project in OpusFlow voortzet, zodat klanten altijd een accuraat beeld hebben zonder je team te hoeven najagen voor een update.
Ja. OpusFlow monitort de voorraadniveaus in je primaire magazijnen, servicevoertuigen en eventuele tussenlocaties in realtime. Elke beweging — inkomende ontvangst, uitgaande inzet of interne verplaatsing tussen locaties — wordt vastgelegd in een onveranderlijk logboek met tijdstempel. Artikelen kunnen worden gevolgd via barcode, SKU van de leverancier of je eigen interne identificatie, zodat je altijd precies weet waar elk product zich bevindt binnen je gehele bedrijfsvoering.
Het klantenportaal is een selfservice-omgeving in je eigen huisstijl waar je klanten de voortgang van hun installatie kunnen volgen, documenten kunnen inzien, afspraakdata kunnen bekijken en serviceverzoeken kunnen indienen — zonder je team te hoeven bellen of mailen. Het is 24/7 beschikbaar en draait direct vanuit OpusFlow, waardoor alles wat je klant ziet altijd up-to-date is.
Beide. Monteurs krijgen een mobile-first ervaring. Hun dagplanning, briefing, materiaallijst en digitale formulieren staan allemaal op hun telefoon voordat ze het depot verlaten. Ze kunnen checklists indienen, foto’s maken, handtekeningen verzamelen en uren direct op locatie loggen. Geen papier, geen inhaalslag op vrijdagmiddag.
Ja. OpusFlow bewaakt de initiële reactie- en oplostijden op basis van je ingestelde doelen en markeert tickets die hun deadline naderen of hebben overschreden. Na verloop van tijd brengt de ticketdata ook patronen aan het licht — terugkerende hardwareproblemen, veelvoorkomende soorten aanvragen of gebieden waar de reactietijden consequent achterblijven — waardoor je servicemanagementteam de informatie krijgt die nodig is om het proces te verbeteren in plaats van er alleen maar op te reageren.
De planningsmodule vervangt whiteboards en groepsapps door een live drag-and-drop kalender. Wanneer een klus verandert, wordt het hele team direct op de hoogte gebracht via slimme automatiseringen. Conflictdetectie voorkomt dubbele boekingen en elke geplande klus is direct gekoppeld aan het projectdossier, zodat buitendienstteams alles hebben wat ze nodig hebben voordat ze op locatie aankomen.
Ja. Foto’s die in het veld zijn gemaakt en aan het project zijn gekoppeld, worden weergegeven in een galerij binnen het portaal, inclusief beelden van de voortgang van de installatie en foto’s van de uiteindelijke oplevering. Het is een eenvoudige manier om klanten op de hoogte te houden en vertrouwen op te bouwen in de kwaliteit van het geleverde werk.
Zeker weten. Wanneer een lead een klant wordt, stroomt hun data direct door naar hun eerste project en offerte. Je hoeft geen informatie opnieuw in te voeren, niet te kopiëren en plakken tussen systemen en er is geen risico dat details verloren gaan bij de overdracht van sales naar operations.
Zeker! Alle OpusFlow-modules werken op elk apparaat, dus het invullen van formulieren op je smartphone of tablet is geen enkel probleem.
Je kunt een groot deel van je gegevens migreren naar OpusFlow via een vast Excel-sjabloon. Het is de moeite waard om te overwegen of al je historische data nog actief in het systeem moet staan, aangezien je er altijd voor kunt kiezen om oudere gegevens elders op te slaan en met een schone lei te beginnen in OpusFlow.
Ja. Elk ticket is direct gekoppeld aan het bovenliggende project in OpusFlow. Dit betekent dat op het moment dat er een serviceverzoek binnenkomt, de behandelaar direct toegang heeft tot de oorspronkelijke materiaallijst, installatiefoto’s, engineeringmodellen en de volledige projectgeschiedenis. Je hoeft niet in archieven te zoeken of een collega te vragen — de context is al aanwezig.
Ons team kent het product door en door. Stel ons al je vragen — zonder verkoopdruk of scripts.
Ontvang een live demo op maat of een kennismakingsgesprek gericht op wat jouw organisatie nodig heeft, krijg antwoord op je specifieke vragen en ontdek waarom OpusFlow de juiste keuze is voor jouw organisatie.
