OpusFlow a automatisé les devis de Hivolta, les e-mails de suivi et la création de tickets, supprimant les étapes manuelles et garantissant une livraison dans les temps.
OpusFlow a permis à Hivolta de créer des plans d’installation précis avec des nomenclatures complètes.
Les capacités de tableau de bord d’OpusFlow ont donné à Hivolta un aperçu des ventes, du suivi client, des devis, des marges, du stock et des finances.
OpusFlow a permis à l’équipe de Cedric de gérer les projets efficacement, améliorant la préparation et le téléchargement de documents.
Hivolta est un installateur hautement professionnel de panneaux solaires, de bornes de recharge et de batteries domestiques basé en Flandre orientale, en Belgique. Animé par une approche centrée sur le client, Hivolta s’efforce de s’assurer que chaque client reçoit la meilleure solution possible, adaptée à ses besoins et objectifs. L’innovation et le professionnalisme sont ce qui distingue Hivolta de la concurrence. Leur équipe d’experts s’engage à livrer des installations de haute qualité avec précision et soin, garantissant des performances optimales et une fiabilité à long terme.
Cedric Boone, le fondateur de Hivolta, a commencé comme entrepreneur solo. Il a utilisé les compétences commerciales et les connaissances qu’il a acquises grâce à son expérience en tant que commercial dans le domaine de l’installation d’énergie durable pour lancer sa propre entreprise.
Dans les premières étapes de l’entreprise, le processus était basique et ne nécessitait aucun outil spécial. Cedric utilisait Google Maps pour dessiner les plans d’installation et s’appuyait sur l’outil d’un fournisseur pour calculer les matériaux nécessaires. Il devait ensuite copier manuellement toutes les informations dans un document et l’envoyer par e-mail à ses clients avec d’autres documents pertinents et les détails des matériaux. Cedric a admis : « Ça faisait le travail, mais mes devis manquaient de professionnalisme, et la préparation prenait du temps avec beaucoup de travail manuel. »
Une fois le devis accepté, le client envoyait par e-mail à Cedric les documents signés. Cedric utilisait alors une feuille Excel pour suivre tous ses projets, y compris les informations cruciales et les dates d’installation. Il maintenait une autre feuille pour gérer les paiements et les factures.
De plus, il avait du mal à maintenir un inventaire clair des matériaux en stock. Chaque fois qu’un projet d’installation approchait, il devait inspecter manuellement l’entrepôt pour déterminer quels articles étaient disponibles et lesquels devaient être commandés. Ce système inefficace menait parfois à des situations où il ne pouvait pas terminer les projets d’installation en raison de pénuries inattendues, ne réalisant les matériaux manquants qu’une fois déjà sur site avec le client.
En plus de tout cela, suivre les revenus était très difficile et nécessitait des calculs compliqués et manuels.
« C’est alors que j’ai réalisé que cette approche était dépassée pour l’ère numérique dans laquelle nous vivons. C’était non professionnel, trop complexe et extrêmement chronophage », a remarqué Cedric.
Il a commencé à chercher des solutions logicielles qui pourraient gérer ces tâches efficacement. En tant qu’entrepreneur solo, il avait besoin d’un système qui pourrait remplir les fonctions d’une main-d’œuvre humaine mais à une fraction du coût. Cedric a expliqué : « Je voulais un système où tout pourrait être automatisé autant que possible, me permettant de me concentrer sur mon cœur de métier et mes clients. »
Un autre facteur crucial pour lui était l’évolutivité du logiciel. Il avait besoin d’une solution qui pourrait grandir et s’adapter avec son entreprise et ses plans futurs. Il voulait un logiciel qui faciliterait la montée en puissance de l’organisation, plutôt que de devenir un fardeau quand viendrait le moment de grandir et de s’étendre.
En 2022, il a décidé d’assister à une exposition à Gand, en Belgique pour mener une analyse approfondie des solutions logicielles disponibles sur le marché. À l’événement, il est tombé sur le stand d’OpusFlow et a reçu une démonstration rapide. Malgré le fait que le logiciel était dans ses premières étapes de développement, il a immédiatement su qu’il avait trouvé la solution dont il avait besoin. Il a remarqué : « J’ai vu le système et j’ai immédiatement su qu’OpusFlow était ce dont j’avais besoin. J’ai aussi essayé des logiciels concurrents à l’expo, mais aucun d’entre eux, même aujourd’hui, n’arrive à la cheville de ce qu’OpusFlow peut faire. »
L’intégration d’OpusFlow chez Hivolta a transformé tout leur système et flux de travail. Avec OpusFlow, Hivolta est maintenant capable de créer des plans d’installation professionnels et précis avec une nomenclature détaillée, listant tous les articles nécessaires pour chaque projet. Cedric a noté : « J’aime vraiment le fait que tu puisses créer des groupes de matériaux dans OpusFlow. Donc, si je choisis un onduleur, tous les autres matériaux nécessaires pour l’installation sont automatiquement ajoutés à la nomenclature. » Cela élimine le problème des matériaux oubliés et permet de livrer plus de projets avec précision et dans les temps.
Le conseil d’OpusFlow a aidé Cedric à transformer ses idées en devis professionnels pour les projets d’installation. Il n’a plus besoin d’attacher manuellement des fichiers et documents ; tout est automatisé. Lors de la création d’un devis, toutes les informations nécessaires sont intégrées de manière transparente dans le modèle de devis. Il a ajouté : « Je n’oublie plus d’envoyer les devis à temps. Chaque fois que je suis avec un client, je prépare le devis sur site et je le lui envoie tout de suite, donc je n’ai plus à y penser ! Les clients sont aussi plus susceptibles d’accepter les devis et sont impressionnés par la fluidité et le professionnalisme de tout le processus, ce qui mène à plus d’affaires conclues. »
Cedric a exploité les capacités d’automatisation d’OpusFlow pour atteindre son objectif d’automatiser les tâches autant que possible. En travaillant avec l’équipe de conseil, Hivolta a réussi à automatiser diverses tâches et routines dans leur flux de travail. Avec une configuration simple d’automatisations, Hivolta envoie maintenant automatiquement un e-mail de suivi aux clients qui n’ont pas répondu à leur e-mail de devis. Si ce deuxième e-mail reste sans réponse dans un délai spécifié, un ticket est créé pour que Cedric appelle personnellement le client et s’assure qu’il a toutes les informations nécessaires.
Les capacités de tableau de bord améliorées d’OpusFlow ont fourni à Cedric un aperçu complet de toute son entreprise. En tant qu’entrepreneur solo, il porte plusieurs casquettes, y compris celle de directeur des ventes. Il a expliqué : « D’un point de vue commercial, je peux voir quels clients ont été suivis et lesquels ne l’ont pas été. Je peux aussi suivre si les devis ont été ouverts et aussi combien de fois ils ont été consultés. Et, très important pour tout commercial, je peux voir les marges sur chacune de mes affaires. »
Quand il met sa casquette de directeur d’entrepôt, il peut voir combien de matériel il a en stock et combien il doit commander selon les prévisions. De plus, avec une simple intégration à un logiciel de comptabilité, Cedric est maintenant capable de suivre tous les paiements et de gérer aussi le côté financier de l’entreprise.
Cedric utilise les outils et capacités d’OpusFlow pour communiquer plus facilement avec son équipe de mécaniciens contractuels. Les mécaniciens peuvent facilement voir les détails du projet et la nomenclature pour se préparer à l’installation. Après que l’installation ait été terminée, ils doivent remplir des formulaires et faire les vérifications finales et fournir des photos des panneaux solaires et du côté électrique du projet et les télécharger dans OpusFlow pour documentation. Quand le formulaire est complété par le mécanicien, Cedric reçoit un message sur son téléphone l’informant de l’achèvement du projet. Il peut alors procéder au paiement de leurs factures. Il a ajouté : « tout est clair et il n’y a pas de malentendu et la communication est super facile et claire entre moi et mes contractants. »
En conclusion, l’intégration d’OpusFlow a révolutionné les opérations de Hivolta, permettant à Cedric de gérer son entreprise plus efficacement et professionnellement. L’automatisation et les capacités de tableau de bord améliorées ont rationalisé les flux de travail, amélioré la communication et assuré une exécution précise des projets. En conséquence, Cedric peut se concentrer sur la croissance de son entreprise et la livraison d’un service exceptionnel à ses clients.
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