OpusFlow automatizó los presupuestos, los correos de seguimiento y la creación de tickets de Hivolta, eliminando pasos manuales y garantizando una entrega puntual.
OpusFlow permitió a Hivolta crear planos de instalación precisos con listas de materiales completas.
Las funciones de panel de OpusFlow ofrecieron a Hivolta una visión completa de las ventas, el seguimiento de clientes, los presupuestos, los márgenes, el inventario y las finanzas.
OpusFlow permitió al equipo de Cedric gestionar los proyectos de forma más eficiente, mejorando la preparación y la carga de documentos.
Hivolta es un instalador altamente profesional de paneles solares, estaciones de carga y baterías domésticas con sede en Flandes Oriental (Bélgica). Con un enfoque totalmente centrado en el cliente, Hivolta se asegura de que cada persona reciba la mejor solución posible, adaptada a sus necesidades y objetivos.
La innovación y la profesionalidad son los pilares que hacen que Hivolta destaque. Su equipo de expertos se compromete a realizar instalaciones de la más alta calidad, con precisión y atención al detalle, garantizando un rendimiento óptimo y una fiabilidad duradera.
Cedric Boone, fundador de Hivolta, comenzó como empresario en solitario. Aprovechó las habilidades y conocimientos empresariales que adquirió durante su experiencia como vendedor en el sector de la energía sostenible para lanzar su propio negocio.
En las primeras etapas del negocio, el proceso era bastante básico y no requería herramientas especiales. Cedric utilizaba Google Maps para dibujar los planos de instalación y dependía de la herramienta de un proveedor para calcular los materiales necesarios. Después tenía que copiar manualmente toda la información en un documento y enviarlo por correo electrónico a sus clientes, junto con otros archivos y los detalles de los materiales.
Cedric reconoció: “Hacía el trabajo, pero mis presupuestos carecían de profesionalidad, y la preparación me llevaba mucho tiempo y trabajo manual.”
Una vez aceptado el presupuesto, el cliente enviaba a Cedric los documentos firmados por correo electrónico. Cedric utilizaba entonces una hoja de Excel para hacer un seguimiento de todos sus proyectos, incluyendo la información clave y las fechas de instalación. Además, mantenía otra hoja aparte para gestionar los pagos y las facturas.
Además, le resultaba difícil mantener un control claro del inventario de materiales. Cada vez que se acercaba un nuevo proyecto de instalación, tenía que revisar manualmente el almacén para comprobar qué artículos estaban disponibles y cuáles necesitaban reponerse.
Este sistema ineficiente a veces provocaba que no pudiera completar las instalaciones por falta de materiales, y solo se daba cuenta de lo que faltaba cuando ya estaba en el lugar del cliente.
Además, hacer un seguimiento de los ingresos era muy complicado y requería cálculos manuales laboriosos.
“Fue entonces cuando me di cuenta de que este enfoque estaba desfasado para la era digital en la que vivimos. Era poco profesional, demasiado complejo y requería muchísimo tiempo”, comentó Cedric.
Empezó a buscar soluciones de software que pudieran gestionar todas esas tareas de forma eficiente. Como empresario autónomo, necesitaba un sistema capaz de asumir las funciones de un equipo completo, pero a una fracción del coste.
Cedric explicó: “Quería un sistema en el que todo pudiera automatizarse al máximo, para poder centrarme en mi negocio principal y en mis clientes.”
Otro factor crucial para él era la escalabilidad del software. Necesitaba una solución que pudiera crecer y adaptarse al ritmo de su empresa y de sus planes futuros.
Buscaba un sistema que facilitara la expansión del negocio, en lugar de convertirse en un obstáculo cuando llegara el momento de crecer.
En 2022, decidió asistir a una exposición en Gante (Bélgica) para analizar a fondo las soluciones de software disponibles en el mercado. Durante el evento, visitó el stand de OpusFlow y recibió una breve demostración. A pesar de que el software aún estaba en sus primeras fases de desarrollo, supo al instante que había encontrado la solución que necesitaba.
Comentó: “Vi el sistema y supe de inmediato que OpusFlow era justo lo que necesitaba. También probé otros programas en la exposición, pero ninguno de ellos, ni siquiera hoy, se acerca a lo que puede hacer OpusFlow.”
La integración de OpusFlow en Hivolta transformó por completo su sistema y su flujo de trabajo. Con OpusFlow, Hivolta ahora puede crear planos de instalación profesionales y precisos, acompañados de una lista de materiales detallada que incluye todos los elementos necesarios para cada proyecto.
Cedric comentó: “Me gusta mucho que dentro de OpusFlow se puedan crear grupos de materiales. Así, si selecciono un inversor, todos los demás materiales necesarios para la instalación se añaden automáticamente a la lista.”
Esto elimina el riesgo de olvidar materiales y permite entregar los proyectos con mayor precisión y puntualidad.
La consultoría de OpusFlow ayudó a Cedric a transformar sus ideas en presupuestos profesionales para sus proyectos de instalación. Ya no necesita adjuntar manualmente archivos ni documentos: todo está automatizado.
Al crear un presupuesto, toda la información necesaria se integra de forma automática en la plantilla correspondiente.
Cedric añade: “Ya no me olvido de enviar los presupuestos a tiempo. Cada vez que estoy con un cliente, preparo el presupuesto allí mismo y se lo envío al instante, ¡así que ya no tengo que preocuparme por eso! Además, los clientes son más propensos a aceptar los presupuestos y se quedan impresionados por lo fluido y profesional que es todo el proceso, lo que me ayuda a cerrar más tratos.”
Cedric aprovechó al máximo las capacidades de automatización de OpusFlow para cumplir su objetivo de automatizar tantas tareas como fuera posible. Trabajando junto al equipo de consultoría, Hivolta logró automatizar con éxito varias tareas y rutinas dentro de su flujo de trabajo.
Con una sencilla configuración de automatizaciones, Hivolta ahora envía automáticamente un correo electrónico de seguimiento a los clientes que no han respondido al presupuesto. Si ese segundo correo no recibe respuesta en un plazo determinado, se crea un ticket para que Cedric contacte personalmente al cliente y se asegure de que dispone de toda la información necesaria.
Las funciones avanzadas de creación de paneles de control de OpusFlow le dieron a Cedric una visión completa de todo su negocio. Como empresario autónomo, desempeña muchos roles, incluido el de director de ventas.
Explicó: “Desde el punto de vista de ventas, puedo ver con qué clientes se ha hecho seguimiento y con cuáles no. También puedo saber si los presupuestos se han abierto y cuántas veces se han visto. Y algo muy importante para cualquier vendedor: puedo ver los márgenes de cada uno de mis acuerdos.”
Cuando se pone el sombrero de director de almacén, puede ver exactamente cuánto material tiene en stock y cuánto necesita pedir según las previsiones.
Además, gracias a una sencilla integración con un programa de contabilidad, Cedric ahora puede hacer un seguimiento de todos los pagos y gestionar también la parte financiera del negocio.
Cedric utiliza las herramientas y funciones de OpusFlow para comunicarse de forma mucho más sencilla con su equipo de mecánicos contratados. Los técnicos pueden ver fácilmente los detalles del proyecto y la lista de materiales para prepararse antes de la instalación.
Una vez finalizado el trabajo, deben rellenar formularios, realizar las comprobaciones finales y subir fotos de los paneles solares y de la parte eléctrica del proyecto a OpusFlow para dejar todo documentado. Cuando el mecánico completa el formulario, Cedric recibe una notificación en su teléfono informándole de que el proyecto está terminado, y entonces puede proceder al pago de sus facturas.
Cedric añadió: “Todo está claro, no hay malentendidos y la comunicación entre mis contratistas y yo es superfácil y transparente.”
En conclusión, la integración de OpusFlow ha revolucionado las operaciones de Hivolta, permitiendo a Cedric gestionar su negocio de manera mucho más eficiente y profesional.
La automatización y las avanzadas funciones del panel de control han optimizado los flujos de trabajo, mejorado la comunicación y garantizado una ejecución precisa de cada proyecto.
Gracias a ello, Cedric puede centrarse en hacer crecer su negocio y seguir ofreciendo un servicio excepcional a sus clientes.
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