Las empresas pueden ganar mucho utilizando un sistema ERP. Con él, las empresas pueden gestionar fácilmente aspectos como las compras, la contabilidad, la seguridad, la planificación de proyectos y la gestión de la cadena de suministro. Estos recursos permiten a las empresas compartir y asignar los escasos activos de forma más eficiente. Empresas de todos los tamaños, desde nuevas empresas hasta multinacionales, utilizan programas ERP para agilizar las operaciones y aumentar los beneficios. El sistema recopila la información en una base de datos unificada que se divide en categorías según el tipo de datos y presenta dependencias entre bases de datos.¿Cuáles son las principales ventajas empresariales de un sistema ERP? Este artículo analiza lo que debes saber sobre los sistemas ERP.
El funcionamiento del sistema ERP
El principal objetivo de un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) es centralizar todos los datos de una organización, incluidos los que se utilizan en tareas rutinarias como la contabilidad, las compras y la gestión de proyectos. Cientos de empresas de decenas de sectores confían en las soluciones de planificación de recursos empresariales.
El software ERP desempeña en estas empresas el mismo papel que la electricidad en el mantenimiento de su infraestructura. Cualquier persona de la empresa, desde el director general hasta la recepcionista, puede introducir datos, acceder a ellos y trabajar con ellos en el mismo lugar y con las mismas herramientas. Tenerlo todo en un mismo lugar significa que siempre puedes confiar en resultados fiables y completos cuando sacas cifras de la base de datos.
Muchos paquetes de software ERP ofrecen funciones automatizadas de comprobación de la integridad de los datos para cada tipo de actividad en toda la empresa. Debido a la amplia disponibilidad de Internet hoy en día, la computación en nube se ha convertido en el punto central de la mayoría de los sistemas ERP actuales.
Integrar los sistemas ERP con la web proporciona funcionalidades y alternativas adicionales, y los hace asequibles para las empresas más pequeñas al reducir los gastos operativos y de capital. Los sistemas ERP alojados en la nube son gestionados y alojados por la empresa que creó el sistema ERP. Esto libera al usuario final de la gestión y el mantenimiento de la infraestructura subyacente, lo que le permite concentrarse en actividades de mayor valor.
Importancia de un sistema ERP
Las empresas de éxito de hoy en día no pueden funcionar sin un ERP. Dirigir una empresa sin un sistema ERP es como jugar a la búsqueda del tesoro sin pistas. El crecimiento puede seguir siendo posible a una escala más modesta, pero tendrías que confiar en la intuición y las conjeturas más que en datos concretos para guiar tus decisiones. Al poner orden en el desorden, un sistema ERP aumenta la producción, reduce los gastos, maximiza la eficiencia y simplifica las operaciones. Este éxito te ayudará a gestionar eficazmente los objetivos de tu empresa y los métodos para alcanzarlos.
Cuando inviertes en un sistema ERP, esperas que sirva como medio a través del cual los numerosos departamentos, tecnologías y procedimientos de tu empresa puedan colaborar mejor. Sin embargo, sólo el 40% de las empresas de todos los sectores utilizan un sistema ERP, y muchas empresas obtienen malos resultados en sus iniciativas de implantación de software ERP.
Principales ventajas empresariales
Ahora que sabes más sobre el sistema ERP, sería conveniente que entendieras exactamente qué necesita tu empresa. ¿Cuáles son las principales ventajas empresariales de un sistema ERP? A continuación te indicamos todas las ventajas que obtienes al utilizarlo.
Se mejora la seguridad de los datos
La información es un activo vital y potente para todas las empresas. Disponer de esta información es esencial para tomar decisiones empresariales acertadas y lograr una rápida expansión. El software ERP puede ayudar a salvaguardar este recurso inestimable centralizando todos los datos de la organización en lugar de dispersarlos por diversos soportes de almacenamiento inseguros.
Al consolidar sus datos en una única ubicación, ya sea en tu PC o en Internet, las empresas pueden mejorar su capacidad para cumplir la normativa pertinente. Además, los ejecutivos pueden emplear controles de acceso para limitar la difusión de información sensible, limitando quién tiene acceso a qué archivos en cada momento.
Lograr la conformidad y la trazabilidad
El seguimiento preciso de un artículo desde su fuente de producción, pasando por todos los cambios que sufre en la cadena de distribución, hasta llegar finalmente al cliente, es cada vez más importante en diversos sectores. En caso de retirada de un producto u otra crisis, es importante hacer un seguimiento de diversa información, como los códigos de lote y partida, las fechas de caducidad, los componentes, los resultados de las pruebas de control de calidad, etc.
Reducción de la dependencia de pasos manuales
El personal dispondrá de más tiempo para concentrarse en el corazón de tu empresa si utilizas las capacidades de sistema de tu ERP para automatizar muchas de las operaciones que ahora son manuales. Con la tecnología implantada, los trabajadores dispondrán de tiempo adicional para contribuir a los objetivos de expansión de la empresa, como mejorar el servicio al cliente o desarrollar nuevos mercados. Dispondrás de recursos adicionales, lo que te permitirá expandirte a nuevas áreas y prestar un mejor servicio a los clientes existentes.
Mayor flexibilidad
Los sistemas ERP siguen la tendencia de otras soluciones tecnológicas y se trasladan a la nube. Como resultado, hay más opciones de improvisación en el lugar de trabajo. El trabajo a distancia es posible con las soluciones ERP en la nube, ya que los empleados pueden acceder a sus datos desde cualquier lugar. A medida que una empresa crece, un sistema ERP puede incluir fácilmente nuevos usuarios y funciones. Empezar con el mínimo de herramientas ERP para supervisar los procesos básicos, como las finanzas y la gestión de las cadenas de suministro, es una buena forma de introducirse en el sistema y construir una base sólida para el crecimiento futuro. Ahora pueden desarrollarse sistemas ERP personalizados para abordar los retos únicos a los que se enfrenta cada empresa. Por ejemplo, los sectores industrial y bancario tienen cada uno su propia tecnología especializada.
Cumplimiento de responsabilidades
La información de acceso de los usuarios en un sistema ERP se utiliza para asociarlos a sus respectivas entradas, aprobaciones y otras actividades. A cada usuario del sistema se le asigna un rol que determina qué funciones y datos están disponibles. Con esta configuración, puedes centrarte en la causa precisa de los problemas y hacer los cambios necesarios para garantizar que no vuelvan a surgir. Tendrás un sistema automatizado que asigna responsabilidades a los usuarios según las funciones que tengan asignadas y los resultados de sus actividades.
El arte del servicio de atención al cliente
Los clientes también se benefician de las ventajas de tu sistema ERP, lo cual es una gran noticia para tu organización. En pocas palabras, las soluciones ERP simplifican y consolidan toda la información de los clientes para que tu personal de ventas pueda concentrarse en desarrollar y mantener las relaciones con los clientes, en lugar de hacer malabarismos con hojas de cálculo. El seguimiento y la información holísticos de las suites de software ERP permiten mejorar las interacciones con los clientes en todos los ámbitos, desde el marketing específico hasta la asistencia posventa.
Mayor detalle analítico e informes
Entre las ventajas más notables de los sistemas ERP está la disponibilidad de sofisticadas herramientas de informes y análisis. Los paquetes de software más actualizados pueden generar informes individualizados para supervisar los KPI de cada departamento de la organización, ya sea de aprovisionamiento o de marketing. Examinar los KPI individuales permite a los directivos de las empresas comparar la eficiencia de varias divisiones.
Gastos reducidos
Varios módulos de un ERP están orientados a ayudarte a gestionar mejor tus finanzas. Por ejemplo, las Compras pueden informatizarse en su totalidad. El potencial de gran ahorro de costes es un gran incentivo para que muchas empresas investiguen los sistemas ERP. Utilizar un sistema ERP puede ahorrar dinero de muchas formas distintas. Como se ha señalado anteriormente, las operaciones repetitivas pueden automatizarse, eliminando la necesidad de que la empresa contrate a más personas para hacer el trabajo manual.
Importancia de utilizar un sistema ERP como empresa instaladora
Las empresas de instalaciones sostenibles se enfrentan a muchos retos diferentes. Faltan equipos y personal cualificado. Además, los instaladores suelen estar fuera de la oficina durante gran parte del tiempo, y los trabajos de instalación y mantenimiento se realizan in situ en casa del cliente, lo que a menudo crea problemas de comunicación entre el servicio externo y la oficina. Tanto los empleados que están fuera de la oficina como los que están en ella deben conocer en todo momento el trabajo que se va a realizar y la información asociada. Además, el servicio externo in situ debe tener acceso a la información del proyecto y del cliente, y también debe poder modificar la información cuando sea necesario.