Der Einsatz eines ERP-Systems kann für Unternehmen von großem Nutzen sein. Mit ihm können Unternehmen Dinge wie Einkauf, Buchhaltung, Sicherheit, Projektplanung und Lieferkettenmanagement leicht handhaben. Diese Ressourcen ermöglichen es den Unternehmen, knappe Ressourcen effizienter zu nutzen und zuzuweisen. Unternehmen jeder Größe, von Start-ups bis zu multinationalen Konzernen, nutzen ERP-Programme, um ihre Abläufe zu rationalisieren und ihre Gewinne zu steigern. Das System fasst die Informationen in einer einheitlichen Datenbank zusammen, die je nach Datentyp in Kategorien unterteilt ist und datenbankübergreifende Abhängigkeiten aufweist. Was sind die wichtigsten geschäftlichen Vorteile eines ERP-Systems? In diesem Artikel erfahren Sie, was Sie über ERP-Systeme wissen sollten.
Die Funktion des ERP-Systems
Der Hauptzweck eines ERP-Systems (Enterprise Resource Planning) besteht darin, alle Daten eines Unternehmens zu zentralisieren, einschließlich der Daten, die für Routineaufgaben wie Buchhaltung, Einkauf und Projektmanagement verwendet werden. Hunderte von Unternehmen in Dutzenden von Branchen setzen auf Enterprise-Resource-Planning-Lösungen. ERP-Software spielt in diesen Unternehmen die gleiche Rolle wie die Elektrizität, die ihre Infrastruktur am Laufen hält. Jeder in einem Unternehmen, vom CEO bis zur Empfangsdame, kann am selben Ort und mit denselben Tools Daten eingeben, darauf zugreifen und damit arbeiten. Alles an einem Ort zu haben bedeutet, dass Sie sich immer auf zuverlässige, umfassende Ergebnisse verlassen können, wenn Sie Zahlen aus der Datenbank abrufen.
Viele ERP-Softwarepakete bieten automatische Funktionen zur Überprüfung der Datenintegrität für jede Art von Aktivität im gesamten Unternehmen. Aufgrund der weit verbreiteten Verfügbarkeit des Internets ist das Cloud Computing heutzutage zum Mittelpunkt der meisten aktuellen ERP-Systeme geworden. Die Integration von ERP-Systemen in das Internet bietet zusätzliche Funktionen und Alternativen und macht sie auch für kleinere Unternehmen erschwinglich, da sie die Betriebs- und Investitionskosten senken. In der Cloud gehostete ERP-Systeme werden von dem Unternehmen, das das ERP-System entwickelt hat, verwaltet und gehostet. Dies entlastet den Endnutzer von der Verwaltung und Wartung der zugrunde liegenden Infrastruktur, so dass er sich auf höherwertige Tätigkeiten konzentrieren kann.
Bedeutung des ERP-Systems
Die erfolgreichen Unternehmen von heute können ohne ERP nicht mehr funktionieren. Ein Unternehmen ohne ein ERP-System zu führen, ist wie eine Schatzsuche ohne Anhaltspunkte. Wachstum ist vielleicht noch in bescheidenerem Umfang möglich, aber Sie müssen sich bei Ihren Entscheidungen eher auf Intuition und Vermutungen als auf harte Daten verlassen. Ein ERP-System bringt Ordnung ins Durcheinander, steigert die Leistung, senkt die Kosten, maximiert die Effizienz und vereinfacht die Abläufe. Ein solcher Erfolg wird Ihnen helfen, die Ziele Ihres Unternehmens und die Methoden, die Sie dorthin bringen, effizient zu verwalten.
Wenn Sie in ein ERP-System investieren, erhoffen Sie sich, dass es die Zusammenarbeit zwischen den zahlreichen Abteilungen, Technologien und Verfahren Ihres Unternehmens verbessern kann. Allerdings nutzen nur 40 % der Unternehmen aller Branchen ein ERP-System, und viele Firmen erzielen bei der Einführung von ERP-Software keine guten Ergebnisse.
Primäre Geschäftsvorteile
Jetzt, da Sie mehr über das ERP-System wissen, sollten Sie genau verstehen, was Ihr Unternehmen braucht. Was sind die wichtigsten geschäftlichen Vorteile eines ERP-Systems? Nachfolgend finden Sie alle Vorteile, die Sie durch den Einsatz eines ERP-Systems erhalten.
Die Datensicherheit wird verbessert
Informationen sind für jedes Unternehmen ein wichtiges und wertvolles Gut. Die Verfügbarkeit dieser Informationen ist eine wesentliche Voraussetzung für fundierte Unternehmensentscheidungen und eine rasche Expansion. ERP-Software kann dabei helfen, diese unschätzbare Ressource zu schützen, indem sie alle Daten des Unternehmens zentralisiert, anstatt sie über verschiedene unsichere Speichermedien zu verstreuen. Durch die Konsolidierung ihrer Daten an einem Ort, sei es auf Ihrem PC oder im Internet, können Unternehmen ihre Fähigkeit verbessern, die einschlägigen Vorschriften einzuhalten. Darüber hinaus können Führungskräfte Zugriffskontrollen einsetzen, um die Verbreitung sensibler Informationen einzuschränken, indem sie festlegen, wer zu welchem Zeitpunkt Zugriff auf welche Dateien hat.
Einhaltung von Vorschriften und Rückverfolgbarkeit
Die genaue Verfolgung eines Artikels von der Produktionsquelle über alle Veränderungen in der Vertriebskette bis hin zum Kunden wird in verschiedenen Branchen immer wichtiger. Im Falle eines Produktrückrufs oder einer anderen Krise ist es wichtig, verschiedene Informationen wie Los- und Chargencodes, Verfallsdaten, Komponenten, Ergebnisse von Qualitätssicherungsprüfungen und vieles mehr zu erfassen.
Verringerung der Abhängigkeit von manuellen Schritten
Wenn Sie die systemgesteuerten Funktionen Ihres ERP-Systems nutzen, um viele der manuellen Vorgänge zu automatisieren, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit, sich auf das Wesentliche in Ihrem Unternehmen zu konzentrieren. Wenn die Technologie vorhanden ist, haben die Mitarbeiter mehr Zeit, um zu den Expansionszielen des Unternehmens beizutragen, z. B. zur Verbesserung des Kundendienstes oder zur Erschließung neuer Märkte. Es stehen zusätzliche Ressourcen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, in neue Bereiche zu expandieren und bestehenden Kunden einen besseren Service zu bieten.
Erhöhte Flexibilität
ERP-Systeme folgen dem Trend anderer technologischer Lösungen und wandern in die Cloud. Dadurch ergeben sich mehr Möglichkeiten zur Improvisation am Arbeitsplatz. Mit Cloud-ERP-Lösungen ist Remote-Arbeit möglich, da die Mitarbeiter von jedem Ort aus auf ihre Daten zugreifen können. Wenn ein Unternehmen wächst, kann ein ERP-System problemlos neue Benutzer und Funktionen aufnehmen. Wenn man mit einem Minimum an ERP-Tools zur Überwachung von Kernprozessen wie Finanzen und Verwaltung von Lieferketten beginnt, ist dies eine gute Möglichkeit, sich in das System einzuarbeiten und eine solide Grundlage für künftiges Wachstum zu schaffen. Maßgeschneiderte ERP-Systeme können jetzt entwickelt werden, um die besonderen Herausforderungen jedes Unternehmens zu bewältigen. So haben beispielsweise die Industrie und das Bankgewerbe jeweils ihre eigene spezialisierte Technologie.
Durchsetzung der Verantwortung
Die Anmeldeinformationen der Benutzer in einem ERP-System werden verwendet, um sie mit ihren jeweiligen Eingaben, Genehmigungen und anderen Aktivitäten zu verknüpfen. Jedem Benutzer im System wird eine Rolle zugewiesen, die bestimmt, welche Funktionen und Daten verfügbar sind. Mit dieser Einrichtung können Sie die genaue Ursache von Problemen ausfindig machen und die notwendigen Änderungen vornehmen, um sicherzustellen, dass sie nicht wieder auftreten. Sie verfügen dann über ein automatisiertes System, das den Benutzern entsprechend ihrer zugewiesenen Rolle und den Ergebnissen ihrer Aktivitäten Verantwortung zuweist.
Die Kunst des Kundendienstes
Auch die Kunden profitieren von den Vorteilen Ihres ERP-Systems, was eine gute Nachricht für Ihr Unternehmen ist. Einfach ausgedrückt: ERP-Lösungen vereinfachen und konsolidieren alle Kundeninformationen, so dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter auf den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen konzentrieren können, anstatt mit Tabellenkalkulationen zu jonglieren. Die ganzheitliche Überwachung und Information durch ERP-Software-Suites ermöglicht eine verbesserte Kundeninteraktion in allen Bereichen, vom gezielten Marketing bis zur Unterstützung nach dem Verkauf.
Bessere analytische Details und Berichte
Einer der auffälligsten Vorteile von ERP-Systemen ist die Verfügbarkeit von ausgefeilten Berichts- und Analysetools. Die meisten modernen Softwarepakete können individuelle Berichte zur Überwachung von KPIs in jeder Abteilung des Unternehmens erstellen, sei es in der Beschaffung oder im Marketing. Die Untersuchung der einzelnen KPIs ermöglicht es den Führungskräften, die Effizienz der verschiedenen Abteilungen zu vergleichen.
Reduzierte Kosten
Mehrere Module eines ERP-Systems sind darauf ausgerichtet, Ihnen zu helfen, Ihre Finanzen besser zu verwalten. So kann beispielsweise die gesamte Beschaffung auf EDV umgestellt werden. Das Potenzial für große Kosteneinsparungen ist für viele Unternehmen ein wichtiger Anreiz, sich mit ERP-Systemen zu befassen. Der Einsatz eines ERP-Systems kann auf vielfältige Weise Geld sparen. Wie bereits erwähnt, können sich wiederholende Vorgänge automatisiert werden, so dass das Unternehmen keine weiteren Mitarbeiter für manuelle Tätigkeiten einstellen muss.
Bedeutung des Einsatzes eines ERP-Systems für ein Installationsunternehmen
Nachhaltige Installationsunternehmen stehen vor vielen verschiedenen Herausforderungen. Es gibt einen Mangel an Ausrüstung und qualifiziertem Personal. Außerdem sind die Installateure oft einen großen Teil der Zeit nicht im Büro, und die Installations- und Wartungsarbeiten finden vor Ort beim Kunden statt, was oft zu Problemen bei der Kommunikation zwischen Außendienst und Büro führt. Sowohl die Mitarbeiter außerhalb des Büros als auch die Mitarbeiter im Büro müssen jederzeit über die auszuführenden Arbeiten und die damit verbundenen Informationen informiert sein. Darüber hinaus muss der Außendienstmitarbeiter vor Ort Zugang zu Projekt- und Kundeninformationen haben und bei Bedarf Informationen ändern können.